2. E-Procurement Strategie ^[1]

2.1 Initiierungsphase  

2.2 Analysephase

    2.2.1 Interne Analysen

        2.2.1.1 Portfolioanalyse  

        2.2.1.2 IT-Analyse

        2.2.1.3 Prozessanalyse

        2.2.1.4 Analyse der Lieferantenbeziehungen

    2.2.2 Externe Analyse

        2.2.2.1 Beschaffungsmarktanalyse

Die E-Procurement Strategie bildet einen zentralen Baustein der E-Business Strategie eines Unternehmens. Sie sichert ein zielgerichtetes, koordiniertes Vorgehen bei der Analyse, Planung und Umsetzung von E-Procurement Aktivitäten und führt des weiteren dazu, sich nicht wie bisher primär auf technologische Fragestellungen sondern auf Wirtschaftlichkeitsaspekte zu konzentrieren.

  Die oft euphorischen Erwartungen an die Auswirkungen des E-Business sind oft zu hoch gestellt und können kurzfristig selten die gewünschten Ergebnisse liefern. Langfristig jedoch können diese Erwartungen durch eine konsequente Umsetzung der passenden Strategie sogar übertroffen werden:

2.1 Initiierungsphase  >> oben

Zu Beginn erfolgt im Rahmen der Initiierungsphase eine Verständigung auf die mit der E-Procurement Strategie verfolgten Ziele, die Anforderungen an die Strategie und die zugrundeliegende Vision.

Bei der Zieldefinitionen bildet die Analyse der Nutzenpotentiale des E-Procurement einen wesentlichen Baustein. Vier zentralen Potentialbereichen des E-Procurement:

          Kostenreduktion   

Zunächst stehen Reduktion der Prozesskosten und Einstandspreise im Vordergrund, durch engere Lieferantenkontakte ergeben sich aber noch weitere interessante Möglichkeiten im strategischen Bereich:

Zeitersparnis

Durch die Verfügbarkeit spezieller Internet-Technologien steht heute vor allem die Möglichkeit offen, die Beschaffung von Gütern mit geringer strategischer Bedeutung und hohem Automatisierungspotential mit Hilfe von elektronischen Abläufen schneller und effizienter zu gestalten.

      Qualitätssteigerung   durch Lieferantenkontaktmanagement (Supplier Relationship Management, SMR) 

 Mit den heutigen Möglichkeiten der E-Procurement Systeme auf Internetbasis, können Kommunikationswege von Lieferanten und Kunden neu strukturiert und zusammengesetzt werden, so dass nicht nur Organisationen innerhalb eines Unternehmens sondern auch verschiedene, örtlich getrennte Organisationen informationstechnisch miteinander vernetzt werden. Diese Vernetzung verbessert die Qualität des Beschaffungsprozesses durch Kollaboration und senkt die Materialkosten im Konsens der Beteiligten beispielsweise durch besseres Verständnis der Beschaffungsinhalte.

Neben den Nutzenpotentialen bildet die Auseinandersetzung mit den im Rahmen des E-Procurement zur Verfügung stehenden Bausteinen und Lösungen einen zweiten wesentlichen Baustein.

Ebenfalls in der Initiierungsphase ist die Projektorganisation für die Entwicklung der E-Procurement Strategie festzulegen.

2.2 Analysephase  >> oben

Die auf die Initiierung folgende Analysephase sollte eine interne und externe Analyse beinhalten.

2.2.1 Interne Analysen >> oben

Bevor man mit der Errichtung eines e-Procurementportals beginnt, ist es wichtig eine möglichst genaue Analyse der Ist- Situation im eigenen Unternehmen durchzuführen.

2.2.1.1 Portfolioanalyse  >> oben

Zunächst gilt es herauszufinden, welche Produkte sich für den Einkauf im WWW eignen. Da die Beschaffung in Abhängigkeit von den zu beschaffenden Warengruppen, je nach entsprechender Beschaffungsstrategie, sehr unterschiedlich organisiert wird, sollte eine Analyse des Beschaffungsportfolios durchgeführt werden. Die klassische Gütergruppierung nach dem ABC-Schema ist für diesen Zweck nicht ausreichend. Die in einem Unternehmen insgesamt beschafften Güter können anhand der Kriterien strategische Bedeutung und Automatisierungspotential unterteilt werden. Diese beiden Kriterien erlauben eine effektive Einteilung für den Zweck der Einführung von eProcurement-Lösungen. Dazu wird eine Portfolioanalyse durchgeführt.

Für die Portfolioanalyse wird eine Vier-Felder-Matrix verwendet.  Auf der X-Achse wird der Wert eingetragen und auf der Y-Achse die Versorgungsunsicherheit. Alle Zukaufteile werden nach diesen zwei Kriterien bewertet und in die Matrix eingetragen. Der Umsatz pro Jahr und Produkt wird durch die Fläche der Kreise dargestellt.Je nach Lage der Punkte in der Matrix wird das Einkaufsteil der Kategorie Hebel-, Schlüssel-, Engpaßprodukten oder Unproblematischen Gütern zugeordnet. Wie die Grafik zeigt, werden bei unterschiedlichen Kategorien unterschiedliche Strategien als zielführend erachtet.

Strategienfindung mittels Portfolio-Analyse:

Beispiel für Portfolio-Diagramm: 

Quelle: Frauenberger, Horni, Zlabinger: Fallstudie im Rahmen des  Fachseminars eSourcing Universität Linz, 18.03.2002