1. Die Einkaufshomepage - Internetauftritt des Einkaufs

1.1 Wozu eine Einkaufshomepage?

    1.1.1 Was kann/soll eine Lieferanten Website leisten?

1.2 Vorgehensmodell/Konzept

1.3 Gestaltung

1.4 typische Schwachstellen

1.1 Wozu eine Einkaufshomepage?

Der Einkauf ist eine stark exponierte Funktion im eigenen Unternehmen wie auch zur Aussenwelt. Er kommuniziert mit seinen internen Bedarfsträgern und den externen Lieferanten. Er ist eingebettet in ein komplexes Netzwerk von Beziehungen und teils auch Abhängigkeiten. Kommunikation ist eines der wirkungsvollsten Mittel im Einkauf, beginnend mit Bedarfserkundung weit vor der Planung bis zur Erledigung einer Mängelrüge lange nach der Garantiezeit. Zudem verantwortet der Einkauf in manchem Unternehmen bis zur Hälfte des Umsatzes für Aufträge an Zulieferanten mit der steten Zielsetzung, das Unternehmen günstiger, besser und schneller zu versorgen. 

Doch wie kommuniziert man diese Ziele wirkungsvoll, damit interne Auftraggeber wie externe Leistungserbringer in dieser oft schwierigen Aufgabe unterstützt werden? Wie kann man die Beeinflusser erreichen? Genügt es, einmal im Jahr eine Lieferantentagung durchzuführen, eine nette Broschüre über den Einkaufzu haben, hie und da im Betrieb persönliche Kontakte zu pflegen? Ist man glaubwürdig, wenn man von Supply Chain Management spricht und das Internet nur als Spielwiese für EDV-Spezialisten sieht? Das Internet ist ein modernes Medium, durch das der Einkauf seine Erwartungen publik macht und die Leserschaft zum Handeln bewegt, wie und was immer er damit beabsichtigt.

Die Seiten der Homepage sollen einen Anteil interessanter, permanent unterhaltener redaktioneller Inhalte zum Thema Einkauf, Materialwirtschaft und gegebenenfalls Logistik beinhalten. Die Positionierung der Aufgaben und Ziele werden klar kommuniziert. Mitteilungen und News ergänzen den Inhalt. Dabei gilt zu beachten, dass ein Auftritt bestimmt für firmeninterne Zwecke, dem Intranet-Portal, sich wesentlich vom externen Auftritt, dem öffentlichen Internet, unterscheidet. Extern werden gezielt Partnerschaften im Rahmen der Beschaffungsaufgaben gesucht beziehungsweise bestehende gepflegt. Intern werden die Prozessabläufe und Verfahren der Beschaffung bekannt gemacht. Bei stark dezentralisierten Einkaufsabteilungen kann die Homepage eine gewisse Ordnung in die Beschaffungsverfahren bringen, oder im öffentlichen Beschaffungswesen werden die Lieferanten durch die gesetzlichen Vergabeverfahren geführt. Ziel ist immer hohe Aktualität und Qualität der Inhalte.

1.1.1 Was kann/soll eine Lieferanten Website leisten? >>oben

1. allgemeine Informationen für die Lieferanten

-         Adressen

-        grundlegendes Organisationsschema (zentrale/dezentrale Beschaffung)

-         welche Materialgruppen und Technologien werden gebraucht

-         Grundzüge der Einkaufspolitik inklusive wichtiger Vertragsbedingungen

2. Vereinfachung der Kontaktaufnahme

-         durch Nennung von Mailadressen, Telefonnummern, Ansprechpartner, usw.

-         Formulare

3. Verbesserung der Kommunikation bzw. Datenübertragung

-         Informationsaustausch

-         Nachschlagewerk (FAQ)

 Eine klassische Homepage des Einkaufs dient weniger der Akquisition neuer Lieferanten als vielmehr der Pflege der bereits  bestehenden Lieferantenbeziehungen. Eine eigene Website ist wie eine Visitenkarte:  Ein professioneller Auftritt hebt das Image der gesamten Abteilung

4. Ausschreibung aktueller Bedarfe

1.2 Vorgehensmodell/Konzept  >>oben

Die Entwicklung einer Homepage ist ein Projekt dem zunächst ein klares Konzept zugrunde liegt. z.B.

  Außerdem müssen in der Konzeptphase folgende Fragen beantwortet werden:

Ø      Wo ist die Homepage aufzuschalten? (Intranet, Extranet od. Internet)

Ø      Wie wollen wir uns darstellen ?

Ø      Was ist die grundsätzliche Botschaft?

Ø      Wer soll, in welcher Sprache angesprochen werden?

Ø      Wann und wie oft sollen Neuigkeiten od. Ausschreibungen publiziert werden?

Ø      Womit soll kommuniziert werden, nur statische Seiten od. interaktive Lösung?

1.3 Gestaltung  >>oben

Die Purchasing-Homepage soll direkt von der Hauptseite des Unternehmens abrufbar sein und als erstes eine Übersicht enthalten, von der aus die verschiedene Unterseiten angeklickt werden können.

1.4 typische Schwachstellen  >>oben

• Ansprechpartener werden oft nur sehr zurückhaltend genannt

            Z.B. verbergen sich Einkäufer oft hinter einkauf@... od. info@...

• Aktuelle Bedarfe sind nicht erkennbar oder zu ungenau

§         Neue Lieferanten werden in Fragebögen gebeten Angaben wie Umsatzverteilung, Marktanteile, wichtige Abnehmer, usw. zu machen, noch bevor klar ist ob überhaupt Interesse an einer Zusammenarbeit besteht.

• Fehlender Link zum Einkauf auf der Homepage
• Seite ist bei keiner Suchmaschine gemeldet
• Aktualität, z.B. abgelaufen Ausschreibungen werden nicht sofort gelöscht

Betrachtet man die Relation von verkaufs- oder informationsorientierten Webangeboten zu beschaffungsorientierten dann zeigt sich derzeit noch ein erhebliches Defizit. Hier einige, nicht sehr stichhaltige Argumente warum man auf die Nutzung des Internets im Einkauf verzichtet:

• „Die Seite findet letztlich doch keiner, die Firmen rufen lieber an.“
• „Wenn wir die Einkäufer nennen, dann arbeiten wir nur den Headhuntern in die Hände.“
• „Wir wollen doch nicht der Konkurrenz mitteilen, woran wir gerade Arbeiten.“
• „Wer soll denn da die Daten eingeben. So was muss doch aktuell sein, und dafür haben wir nun auch keine Zeit“.
• „Unser Ziel ist es nicht noch mehr Angebote zu bekommen, sondern bessere.“
• „Wir wissen doch erst mal gar nicht, wer da überhaupt alles reagiert, ob die Mailadresse stimmt usw.“

Beispiele für sehr gelungene Auftritte von Einkaufsabteilungen deutschsprachiger Firmen: http://www.einkaufshomepage.de

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