Mit eProcurement können erhebliche Einsparungspotentiale in Unternehmen ausgeschöpft werden. Allerdings geht die Einführung einer umfassenden eProcurement-Lösung weit über die Implementierung einer einfachen Software hinaus. Der Veränderungen der Geschäftsprozesse, der Beschaffungsstrategien und der Strukturen in Firmen machen die Implementierung von eProcurement zu einer einmaligen Chance, aber zugleich auch zu einem hohen Risiko.
Daher ist die Beachtung der Erfolgsfaktoren, welche mit einer derartigen Einführung verbunden sind ein wesentlicher Schritt zum Erfolg der elektronischen Beschaffung. Generell verfügen die verschiedenen eProcurement-Ansätze über teilweise verschiedene Erfolgsfaktoren, da sie ja auch auf verschiedene Einsatzbereiche abzielen. Es werden daher an dieser Stelle nur einige allgemeine Erfolgsfaktoren behandelt, welche bei der elektronischen Beschaffung von Bedeutung sind.
Grundsätzlich müssen bei der Realisierung die Haupt-Themenfelder, wie die Beschaffungsprozesse, die Beschaffungsstrategie und die Informationssysteme ganzheitlich betrachtet und verändert werden. Isolierte Einführungen von eProcurement-Systemen werden kaum den gewünschten Erfolg bringen, da sie nur jeweils einen kleinen Teilausschnitt aus dem gesamten Einsparungspotential erfüllen können. Vor allem DPS-Implementierungen sind stark interdisziplinäre Projekte mit vielen technischen und organisatorischen Schnittstellen, welche bei der Einführung berücksichtigt werden müssen.
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Bevor ein eProcuremen-System eingeführt werden kann muss sich das Unternehmen über die Beschaffungsstrategie und die Beschaffungspotentiale im Unternehmen bewusst werden. Es sind primär jene Bereiche auszuwählen und zu priorisieren, in denen man mit eProcurement den größten Nutzen erzielen kann.
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Die derzeitigen Beschaffungsprozesse beinhalten erhebliche Ineffizienzen. Ohne ein umfassendes Redesing dieser Prozesse wird es nicht möglich sein, Einsparungen bei Prozesskosten und den Durchlaufzeiten voll auszuschöpfen, um so den größten Gewinn aus einer eProcurement-Lösung zu erzielen. Viele der bisherigen Aktivitäten, wie manuelle Genehmigungsverfahren etc. werden außerdem in den neuen eProcurement-Systemen nicht mehr nötig sein, da diese weitgehend automatisiert werden können.
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Wird die eProcurement-Lösung nicht von allen Mitarbeitern eingesetzt bzw. fehlt es an der Akzeptanz des Systems Seitens der Mitarbeiter, so kann nur ein Teil der Einsparungen realisiert werden. Daher sind die organisatorischen Auswirkungen einer ePprocurement- Implementierung abzuschätzen um die erforderlichen Veränderungen in der Denkweise der Mitarbeiter zu beschleunigen.
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Grundsätzlich sollen eProcurement-Lösungen auf bereits bestehende ERP-Systeme, Buchaltungssysteme etc. aufbauen und mit diesen integriert werden, da ansonsten Mehrfacheingaben und redundante Daten anfallen. Zusätzlich kann damit auch die Bedienbarkeit und Akzeptanz bei den Benutzern erhöht werden. Allerdings sind für diese Integration eine Menge an Schnittstellen zu beachten, so dass sich diese Systeme eher für eine Rollout Implementierung eignen.
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Damit nach der Einführung des Systems relativ leicht neue Lieferanten und Anbieter integriert werden können, sollte das System alle gängigen Standards und Schnittstellen beherrschen.
Quelle:
1 ... Bauer, R.; Brezina, B.; Böhm, E.; Neunteufel, K.; Stix, R.;
Thewagner, K.; Tschitschko, H; Abschlußbericht zum Seminar aus Organtisation
und Materialwirtschaft - eCommerce, Prof. Grün, Wintersemester 2000/2001
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