Es gibt verschiedene Definitionen von Desktop Purchasing-Systemen.
Laut Dolmetsch "ermöglichen DPS dem Benutzer unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche den Zugriff auf alle relevanten Produkt- und Anbieterinformationen und integrieren die angebotene Bestellfunktionalität mit den Funktionen und Daten von diversen betrieblichen OLTP-Systemen (= ERP-Systemen). DPS unterstützen eine einfach zu bedienende Browseroberfläche und damit die unregelmäßige Nutzung durch selten bestellende Mitarbeiter. Über das DPS können alle Mitarbeiter auf Produktdatensätze in einem oder mehreren Produktkatalogen zugreifen. Ein DPS ermöglicht damit auch die effiziente Beschaffung von nichtkodierten Produkten."1)
Für Möhrstädt/Bogner/Paxian unterstützt und entlastet das DPS den klassischen Beschaffungsprozess mit Hilfe einer einfachen und intuitiv zu erfassenden Benutzeroberfläche mit der jeder Mitarbeiter operative Vorgänge (d.h. Bestellanforderungen an den Lieferanten) abwickeln kann.2)
Ein zweiter Aspekt der unbedingt in die Betrachtung mit einfließen sollte, ist das hinter dem ganzen System ein Katalog liegt. Desktop Purchasing Systeme sind Systeme die Produkte in Katalogen abbildbar machen, wobei es sich im Großteil um C-Güter bzw. MRO-Güter handelt.
Der Vorteil von solchen Systemen liegt darin, dass der operative Bereich weniger Zeit in Anspruch nimmt, und somit mehr Kapazitäten für strategische Aufgaben frei werden. Doch dazu müssen einige Vorraussetzungen geschaffen werden die unter dem Punkt Komponenten/Zusammenwirken/Tools und Werkzeuge näher erläutert werden. Es darf jedoch nicht vergessen werden, dass nicht alle Einsparungspotentiale durch die Einführung eines DP-Systems erreicht werden können. Vielfach reicht es schon durch operative Umstrukturierungen Einsparungen zu erreichen.
Bei Untersuchungen des Beschaffungsprozesses in den Unternehmen zeigt sich, dass die indirekten Materialien einem vergleichsweisen hohen Prozessaufwand erfordern und dabei der Wert der bestellten Waren oft deutlich geringer ist als die dafür entstehenden Bestellabwicklungskosten. Wie sich bei der ABC-Analyse zeigt, nehmen C-Artikel um die 80% des Bestellvolumens ein, wobei jedoch der Beschaffungswert dieser Artikel nur ungefähr 8% des Beschaffungswertes ausmachen, wie folgende Grafik zeigt:3)
Aufwand-Nutzen-Betrachtung der ABC-Güter
Wie die Grafik oben zeigt, besitzen C-Güter nur 10% des Beschaffungsvolumens , benötigen aber 60% der Bestellvorgänge, 75% der Lieferanten und haben 85% der bestellten Artikel. Und hier gilt es nun bei den Firmen anzusetzen. Denn hier ist es möglich Kosten durch DP-Systeme einzusparen.
Das sind Waren die zum alltäglichen Bedarf zählen, ständig verbraucht werden, aber nicht unmittelbar in die vom Unternehmen selbst hergestellten Produkte eingehen. Diese Bedarfe, sind im wesentlichen gekennzeichnet durch:
- Hohe Bestellfrequenz
- Geringen Einzelwert
- Eindeutige Funktion
- Niedriges Beschaffungsrisiko
- Standards oder Normen
- Einfache Identifizierbarkeit
Außerdem handelt es sich dabei um Produkte die ohne Probleme kurzfristig, regional oder überregional aus unterschiedlichen Quellen zu beschaffen sind.
Für welche Produktgruppen eignet sich nun ein Desktop Purchasing-System?4)
Wie man an der Grafik oben sehen kann reicht die klassische Gütergruppierung nach dem ABC-Schema ist für diesen Zweck nicht mehr aus. Deshalb wurde eine Analysemethode entwickelt, bei der die in einem Unternehmen insgesamt beschafften Güter anhand der Kriterien Beschaffungsrisiko, %-Anteil Bedarfswert und %-Anteil Anzahl Bestellpositionen unterteilt werden. Diese drei Kriterien erlauben eine effektive Einteilung für den Zweck der Einführung von EP-Lösungen. Für das erste Kriterium, Beschaffungsrisiko gilt es herauszufiltern, welche Güter jederzeit wiederbeschafft und welche nicht jederzeit wiederbeschafft werden können. Je höher das Beschaffungsrisiko ist, desto wichtiger sind Partnerschaften, um die Materialien auch zu erhalten. Beim zweiten Kriterium %-Anteil Bedarfswert werden Güter entsprechend ihres Wert/Mengen-Verhältnisses eingeordnet. Güter mit hoher strategischer Bedeutung haben beispielsweise eine große Schnittmenge mit den sogenannten A-Gütern. Das dritte Kriterium %-Anteil Anzahl Bestellpositionen legt fest wie viele Bestellpositionen die einzelnen Bestellungen besitzen. Denn je größer die Anzahl der Positionen, desto günstiger ist die Bestellung. Im allgemeinen kann man sagen, dass sich Desktop Purchasing Systeme am ehesten für Produkte eignen, die ein geringes Beschaffungsrisiko einen niedrigen %-Anteil Bedarfswert und einen hohen %-Anteil Anzahl Bestellpositionen besitzt.
Dies ist einer der wichtigsten Punkte bei der Frage, ob DP-Systeme eingeführt werden sollten oder nicht. Denn nur wenn die Möglichkeit besteht durch den Einsatz eines solchen Systems Kosten einzusparen, ist es auch sinnvoll eines einzuführen. Es darf jedoch nicht vergessen werden, dass durch Einführung eines Desktop Purchasing-Systems alleine noch keine Kosten eingespart werden können. Vielfach reicht es schon, den internen Ablauf zu verändern, um die Prozesskosten zu senken.
Es ist sehr schwierig, die Prozesskosten zu ermitteln, da es sehr oft nicht möglich sein wird, denn einzelnen Aufträgen bzw. Bestellungen direkte Kosten zuzuordnen. Wie hoch diese Prozesskosten sein können ist unterschiedlich. Untersuchungen von verschiedenen Institutionen, unter anderem auch Marktforschungen des Institutes der Datenverarbeitung der Johannes Kepler Universität Linz, haben ergeben, dass die Prozesskosten bei Klein- und Mittelbetrieben in Österreich zwischen 45 bis 60 Euro liegen. In Unternehmen die Ihren Bestellvorgang schon bereinigt haben gelang es die Kosten schon auf 30 Euro zu senken. Größere Einsparungen sind wahrscheinlich nicht mehr zu erreichen.