Finanz- und Rechnungswesen

Finanz- und Rechnungswesen

Einführung

Das Finanz- und Rechnungswesen beinhaltet im Bereich Finanzierung/Investition die Bereitstellung und zielgerichtete Verwendung finanzieller Mittel und im Bereich Rechnungswesen die Aufzeichnung, Berichterstattung und Analyse der durch die betrieblichen Leistungsprozesse entstehenden finanziellen Transaktionen (Vgl.: Quelle 1, S. 549).
Die Aufgabe des Rechnungswesens besteht in seiner Dokumentation- und Informationsfunktion für das Unternehmen und seinen Interessensgruppen. Das externe Rechnungswesen (Buchhaltung) orientiert sich stärker am Informationsbedarf unternehmensexternen Interessengruppen. Im Gegenteil dazu befasst sich das interne Rechnungswesen (Controlling) ausschließlich mit den Berichtsanforderungen unternehmensinterner Gruppen. Internes und externes Rechnungswesen sind eng miteinander verknüpft. Beide nutzten jedoch unterschiedliche Methoden, Darstellungen und Wertansätze, um unterschiedliche Prozesse der Entscheidungsfindung zu unterstützen (Vgl.: Quelle 2, Einführung FI).

Finanzbuchhaltung

„Die Finanzbuchhaltung zeichnet alle finanziellen Geschäftsvorfälle auf, wird nach gesetzlichen Vorschriften erstellt und bildet die Basis betriebswirtschaftlicher Erfolgrechnungen (Quelle 1, S. 551ff.).“ Da SAP ein komplexes, integriertes, betriebswirtschaftliches Programm ist, bezieht das Modul FI die benötigten Daten hauptsächlich von den anderen Modulen. Beispielsweise bei dem Verkauf von Waren bezieht FI die Daten aus dem Modul Sales and Distribution (SD), bei einem Materialeinkauf allerdings kommen die relevanten Informationen aus der Materialwirtschaft (G) (MM). Neben der Abwicklung von Zahlungsströmen steht auch der Ausweis von bewerteten Geschäftsvorfällen im Vordergrund (Vgl.: Quelle 2, Einführung FI).

Die Organisationsstruktur der Finanzbuchhaltung in SAP baut auf dem Konto auf. Konten sind einem Kontenplan zugeordnet (Vgl.: Quelle 1, S. 552). Der Kontenplan stellt eine strukturierte Liste von Hauptbuchkonten dar. Er kann einem oder mehreren Buchungskreisen zugeordnet werden. Ein Buchungskreis kann jedoch nur einem Mandant zugeordnet werden. Der Buchungskreis bildet das Unternehmen als rechtlich selbständige Einheit ab (z.B.: jede selbständig bilanzierende Tochtergesellschaft). Er bildet den organisatorischen Rahmen für die Buchhaltung und die jeweiligen Abschlussarbeiten (Vgl.: Quelle 2, Einführung FI). Konten sind wiederum einem Mandanten untergeordnet. Ein Mandant ist eine für sich handelsrechtlich, organisatorisch und datentechnisch abgeschlossene Einheit innerhalb eines SAP-Systems mit getrennten Stammsätzen und einem eigenständigen Satz von Tabellen, (z.B.: Holding, Unternehmen) (Vgl.: Quelle 1, S. 552). SAP versteht unter Geschäftsbereich die logische Gliederung eines Unternehmens nach Kriterien der Finanzbuchhaltung. Beispiele sind Produktsparten oder Abteilungen. Über Geschäftsbereiche können jederzeit interne Bilanzen erstellt werden. Sie können auch aus den Organisationseinheiten der Logistik abgeleitet werden wie z.B.: die Kombination von Werk, Vertriebsbereich und Sparte (Vgl.: Quelle 2, Einführung FI).


Die Kernbereiche der Finanzbuchhaltung bestehen aus:
• Hauptbuchhaltung
• Nebenbuchhhaltung, diese umfasst
  - Debitorenbuchhaltung
  - Kreditorenbuchhaltung
  - Anlagenbuchhaltung
• Treasury

Hauptbuchhaltung

Die Hauptbuchhaltung hat die buchhalterische Abwicklung, Dokumentation und Bilanzierung aller Geschäftsvorgänge des Unternehmens zur Aufgabe. Dabei zeichnet sich SAP besonders durch folgende Kriterien aus:
• Automatisches Mitbuchen aller Posten der Nebenbücher über Abstimmkonten im Hauptbuch;
• Gleichzeitiges Fortschreiben des Hauptbuchs und der Kostenrechnung;
• Zeitnahe Auswertungen der aktuellen Buchungen mittels Kontendarstellungen, Ergebnisrechnungen, unterschiedlichen Bilanzversionen und Zusatzanalysen;
• Bilanzierung nach Handelsgesetzbuch (HGB, ab 2007 UGB), US-General Accepted Accounting Principles (US-GAAP), International Accounting Standards (IAS) und anderen Vorschriften ist möglich.

Im Hauptbuch werden der Übersichtlichkeit wegen, häufig nur Sammelbuchungen dargestellt. In solchen Fällen werden die eigentlichen Geschäftsvorfälle bzw. deren Buchungen in Nebenbüchern getätigt und nur deren Salden in Echtzeit an das Hauptbuch übermittelt. Überdies werden sämtliche Sachbuchungen, die auf Aufwandskonten getätigt werden, automatisch als Aufwand an das Controlling übermittelt. Außerdem dienen deren Salden zur Erstellung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. Die wichtigsten Nebenbücher in diesen Zusammenhang sind:


• Kreditoren (AP – Accounts Payable)
• Debitoren (AR – Accounts Receivable)
• Anlagen (AA – Asset Accounting)
• Reisemanagement (TV – Travel Management)
• Bank (BL – Bank Ledger)


In SAP wird jede selbständig bilanzierende (Unternehmens- oder Konzern-) Einheit als Buchungskreis bezeichnet. Auf Grund dessen werden auch für jeden Buchungskreis ein eigenes Hauptbuch und eigene Nebenbücher geführt, woraus die gesetzlich vorgeschriebenen Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen entstehen.

Der Ordnung halber und um die oft unüberschaubar große Anzahl an Sachkonten besser verwalten zu können, werden diese in Kontengruppen eingeteilt. Dabei haben Konten einer Kontengruppe logischerweise ähnliche betriebswirtschaftliche Aufgaben wie etwa Zahlungsmittelkonten, Erfolgs- und Aufwandskonten, Bestandskonten, etc.

Bei den Abstimmkonten in SAP handelt es sich um keine wirklichen Konten im buchhalterischen Sinn. Sie sind lediglich dazu da, um die Nebenbücher mit dem Hauptbuch (in Echtzeit) zu verbinden. Sobald in einem Nebenbuch gebucht wird, wird automatisch und analog die Buchung auch auf dem entsprechenden Abstimmkonto und somit auch im Hauptbuch getätigt.

Vielen Konten liegen noch mehr Belege zu Grunde, und um denen Herr zu werden, sie unterscheiden und ordnen zu können, gibt es auch bei SAP Belegarten. Jeder Beleg ist genau einer Belegart zugeordnet. Auch die (immer noch sehr häufig vorkommenden) Echtbelege auf Papier müssen nach diesem System abgelegt werden, um die gesetzlich vorgeschriebene lückenlose Rückverfolgung jedes einzelnen Geschäftsfalls gewährleisten zu können.

Da jede Zahl in der Bilanz bis zum Originalbeleg zurückverfolgbar sein muss, dürfen auf dem Weg zwar die Daten komprimiert werden, jedoch dürfen nie Informationen verloren gehen. Klickt man in einer SAP-Bilanz auf eine Zahl, öffnet sich das dazugehörende Sammelkonto im Hauptbuch. Klickt man hier wieder auf einen bestimmten Wert, öffnet sich das betreffende Nebenbuch, dann das spezielle Konto bis hin zum Originalbeleg, der die Buchung verursacht hat.

Ein weiterer Geniestreich bei SAP sind die so genannten Buchungshilfen:


• Referenzbelege: Hierbei werden – bei besonders schwierigen Buchungsfällen – bereits in der Vergangenheit gebuchte und ähnliche/gleiche Geschäftsfälle als Buchungsgrundlage wiederverwendet.
• Musterbelege: Darunter sind häufiger vorkommende, allerdings nicht automatisiert buchbare Geschäftsvorfälle zu verstehen, für die ein (un)verbindlicher Musterbeleg als Buchungshilfe angelegt wurde.
• Mit „Daten halten“ werden einzelne Daten, die bei den nächsten Buchungen gleich bleiben werden, automatisch vom System eingesetzt. So lange, bis diese Funktion wieder deaktiviert wird, oder sich der Benutzer abmeldet. Z.B.: das Datum, Buchungskreise,…
• Bei „Daten setzen“ hingegen verbleiben die eingestellten Daten auch dann noch aktiv im System, wenn sich der Benutzer ab- und dann wieder anmeldet. Z.B.: Währungseinstellungen, Buchungskreise,…

Debitorenbuchhaltung

Im SAP Accounts Receivable (AR) ist ein Nebenbuch des Hauptbuches. Die Debitorenbuchhaltung zeichnet Geschäftsfälle auf die die Beziehung zu Kunden betreffen. Sie bezieht sehr viele ihrer Daten aus dem Vertrieb, (Sales and Distribution).
Ein Vertriebsprozess sowie er im SAP sein könnte:

• Kundenauftrag: Grundlage für den Vertriebsprozess
• Auslieferungsbeleg: wird beim Versand erstellt
• Komissionierung: Lagerverwaltungsfunktion
• Warenausgang: Warenausgangsbeleg in MM zur Lagerabfassung; Buchhaltungsbeleg in FI für die Buchung des Warenausgangs im Hauptbuch
• Fakturierung (G): Fakturabeleg in SD; gedruckte Rechnung an den Kunden; gleichzeitig wird FI Beleg für die Buchung der Forderung und Erlöse erstellt.
 
Die operative Tätigkeit endet mit der Buchung der Zahlung oder Teilzahlung des Rechnungsbetrags der Faktura.

Schnittstellen im Rahmen des Vertriebspozesses zu anderen Modulen
• Hauptarbeit in Sales and Distribution
• Lagerbuchhaltung in MM Materials Management (Warenausgang)
• Buchhalterischer Erfassung in FI Finance

Ein Debitorenstammsatz setzt sich aus folgenden Datenbereichen zusammen
• Allgemeine Daten; Kontendefiniton auf Mandantenebene
• Buchungskreisdaten- Buchungskreisspezifische Einstellungen
• Vertriebsdaten-vertriebsspezifische Einstellungen

Debitorenkonten werden zu Kontengruppen mit ähnlichen Eigenschaften zusammengefasst um die Konten leichter ordnen und verwalten zu können.
So wäre zB eine Unterteilung in folgende Kontengruppen möglich:
DPIB= Debitoren Inland
DPIE= Debitoren EU
DPIA= Debitoren Ausland


Der gewöhnliche Ablauf der Verbuchung der Zahlungseingänge:

Zahlt der Debitor seine offenen Posten voll oder mit Abzug des Skontos so wird der offene Posten ausgeglichen. Liegt jedoch eine größere Zahlungsdifferenz vor, muss diese manuell behandelt werden. Diese kann erfolgen:

Teilzahlung

Die Rechnung und die Zahlung verbleiben als offene Posten. Der Zahlungsbeleg enthält dieselbe Zuordnungsnummer wie die Rechnung.

Restposten

Die offene Rechnung wird ausgeglichen und in der Höhe der Zahlungsdifferenz ein neuer offener Posten (Restposten) erzeugt.

Das Mahnwesen

Es können nur solche Kunden gemahnt werden, für die im Stammsatz ein Mahnverfahren definiert wurde.
• Selektion der zu mahnenden Posten
• Ermittlung der Mahnstufen
• Aufgrund der Mahnstufe Errechnung der Mahngebühr und der Verzugszinsen
• Druck der anfälligen Mahnung
• Mahnhistorie über die durchgeführten Mahnungen

Ein abschließendes Beispiel:

Debitor Hans zahlt eine offene Rechnung
Auswirkungen auf die SAP Debitorenbuchhaltung
Eingang der Zahlung wird im Cashmanagement/Finanzstatus berücksichtigt
Offener Posten von Hans wird ausgeglichen
Geldbestände auf den Bankkonten werden erhöht
Forderungen im Hauptbuch werden vermindert

Kreditorenbuchhaltung

• Bestellung ausschließlich im MM; keine Buchung im FI
• Materialeingang: Materialbeleg in MM zur Aktualisierung des Lagerbestands,FI Beleg für Materialverbrauchskonto und Wareneingangs und Rechnungseingangskonto
• Rechnungseingang; Buchung der Kreditorenrechnung in MM gleichzeitig Ausgleich des Wareneingangs/Rechnungseingangskontos und Buchung auf den Kreditorenkonto im FI

Über das Wareneingangs/Rechnungseingangskonto kann das zeitliche Auseinanderfallen von Warenlieferung und Rechnungslegung überbrückt werden. Es wird sichergestellt das für jede Rechnung ein Wareneingang erfolgt ist und umgekehrt.
Die operative Tätigkeit schließt mit der Buchung der Zahlung der Lieferantenrechnung.

Auch hier werden Konten mit ähnlichen Eigenschaften zu Kontengruppen zusammengefasst, wie zB:

KPIB= Kreditoren Inland
KPIE= Kreditoren EU
KPIA= Kreditoren Ausland

Ein abschließendes Beispiel zu dem Prozess der Beschaffung:

In der Produktion besteht ein Bedarf an bestimmten Materialien; diese Bedarfsmeldung geht an den Einkauf (MM) (Bedarfsanforderung BANF). Dadurch wird ein Einkaufsprozess losgelöst. Der wie folgt aussieht:
Anfrage wird in der MM erstellt,
Angebote werden eingeholt und selektiert – Bestellung durch MM,
Bestätigung (Aviso) und/oder Lieferung,
Wareneingang (Lager - Annahme der Lieferung) im MM Aktualisierung und Verbuchung des Zuganges des Lagerbestandes,
nach eintreffen der Rechnung wird in diesem Vorgang erstmals das Modul FI aktiv. FI verbucht die Rechnung und trägt Sorge für die ordnungsgemäße Zahlung.
Wie in diesem Beispiel gut erkennbar ist, werden die meisten Daten in anderen Modulen generiert und automatisch von FI übernommen (horizontale Integration (G)).

Anlagenbuchhaltung

In der Anlagenbuchhaltung wird buchhalterisch jede einzelne Anlage eines Unternehmens erfasst und betreut. Damit dies, intern wie extern, reibungslos funktioniert, wird jede Anlage einer Anlagenklasse zugeordnet, welche das Anlagevermögen nach betriebswirtschaftlichen und rechtlichen Erfordernissen gliedert.
Jeder Anlagenklasse können nicht nur ein, sondern auch mehrere Bewertungspläne zugeordnet werden, wobei jeder Bewertungsplan wiederum genau einem Buchungskreis zugeordnet wird. Bewertungspläne sind wiederum in Bewertungsbereiche unterteilt, damit nicht nur für das Handels- und das Steuerrecht, sondern auch für die Kalkulation die jeweils richtigen und relevanten Daten herangezogen werden. Somit kann auch eine gezielte Anlageninvestitionspolitik betrieben werden.


Es wird für jede einzelne Anlage ein Anlagestammsatz erstellt, der neben Kostenstelle, Leistungsart und Auftrag auch Instandhaltungsaufträge enthält. Somit ist immer eine genaue Auskunft über jede Anlage eines Betriebs möglich. Auch werden der Anlagenbestand und die rechtlich vorgegebenen Abschreibungen von SAP automatisch in der Bilanz fortgeschrieben.

Treasury

Das Treasury ist ein eigener Bereich des Finanzwesen, deren Hauptziele die Folgenden sind:
• Liquiditätssicherung
• Optimierung der Finanzierungskosten
• Optimierung der Rendite von Finanzanlagen
• Absicherung von Kursschwankungen

Diese Ziele werden durch drei Instrumente unterstützt und zwar das Cashmanagement (TR-CM), das Treasury-Management (TR) und Marktrisikomanagement (TR-MRM).

Im Cashmanagement kann man das Electronic Banking, viele verschiedene Aufgaben zur Liquiditätsanalyse und einige Kontrollfunktionen durchführen. Beispielsweise kann die Lage der Liquidität eines Unternehmens kurzfristig (Tagesfinanzstatus), mittelfristig (Liquiditätsvorschau) und langfristig (Finanzmittelrechnung) überwacht werden.
Beispiel: Bei Versand/Verkauf einer Ware wird die Faktura erstellt, welche einen offenen Posten in der Buchhaltung fortschreibt. Die Forderung wird im Treasury ausgewiesen. Die Bezahlung des Kunden kann durch das CM automatisch abgewickelt werden. Der Kontoauszug der Bank wird durch das CM eingelesen und somit die Bankbuchung und die Buchung auf dem Debitorenkonto automatisch verrichtet.

Durch das Treasury-Management wird man bei der Verwaltung von Finanzgeschäften und Beständen unterstützt. Auch Bestände von Wertpapieren, Darlehen, etc. können in Portfolios zusammengefasst und bewertet werden.

Hingegen das Marktrisikomanagement analysiert und beurteilt die Zins- und Währungsrisiken im Cashmanagement wie zB der Absicherung von Devisentermingeschäften.

Quellenverzeichnis

- Hansen/Neumann (2005), Wirtschaftsinformatik 1, 9. Auflage, Lucius & Lucius UTB

- SAP Schulungsunterlagen (2001), Einführung FI
- SAP Schulungsunterlagen (2001), Hauptbuchhaltung
- SAP Schulungsunterlagen (2001), Kreditorenbuchhaltung
- SAP Schulungsunterlagen (2001) Debitorenbuchhaltung

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