Materialwirtschaft

Materialwirtschaft

Modellierung von Geschäftsprozessen

Die Modellierung von Geschäftsprozessen verfolgt primär das Ziel, die betriebswirtschaftlichen Zusammenhänge und Wechselwirkungen der einzelnen Elemente innerhalb einer durchgängigen Aufgabenbearbeitung effizient zu gestalten. Prozesse bzw. Geschäftsprozesse sind Bündel von Aktivitäten, für das ein oder mehrere Inputs benötigt werden und das für den Kunden ein Ergebnis von Wert erzeugt. Man spricht aber auch von einer logisch zusammengehörender Folge von Aktivitäten, die dem Prozesskunden einen messbaren Nutzen bringen, einen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele leisten und von betrieblichen Aufgabenträgern (Menschen) nach bestimmten Regeln durchgeführt werden. Während einige Autoren einen Geschäftsprozess (G) als Teil der Wertschöpfungskette synonym verwenden, sehen andere Autoren einen Geschäftsprozess als Teil der Wertschöpfungskette an, der organisatorische Grenzen, z.B. Abteilungs- oder Unternehmensgrenzen, überqueren kann.

Zur Durchführung eines Geschäftsprozesses werden Informationen und Materialien benötigt und ein Ergebnis erzeugt, das messbar ist. Folgende Punkte sind für einen Geschäftsprozess charakteristisch:

• Ein Geschäftsprozess sollte zielgerichtet sein
• Ein Geschäftsprozess sollte einen Mehrwert schaffen, der abgesetzt werden kann
• Ein Geschäftsprozess umfasst in der Regel mehrere Aufgaben, die miteinander koordiniert und zielgerichtet abgestimmt werden sollen
• Ein Geschäftsprozess umfasst Aufgaben, die in der Regel von mehreren Personen oder auch Abteilungen bearbeitet werden
• Die einzelnen Aufgaben eines Geschäftsprozesses sind häufig vernetzt und interdependent
• Geschäftsprozesse haben einen definierten Anfang und definiertes Ende

Im Zusammenhang mit der Erstellung von Geschäftsprozessen wird häufig der Begriff Referenzmodell bzw. Referenzprozessmodell verwendet. Referenzen bezüglich der Modellerstellung können sich z.B. beziehen auf:

• In einem größeren Umfang gesammelte betriebswirtschaftliche Erfahrungen
• In einem größeren Umfang gemachte Erfahrungen in einer Branche
• Ein vergleichbares Unternehmen und die dort erstellten Geschäftsprozesse
• Eine betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware (G) und die dort implementierten Geschäftsprozesslösungen

Mit Hilfe eines Referenzmodells soll ein betrieblicher Sachverhalt vereinfacht abgebildet und eine konkrete Empfehlung bezüglich des Ablaufs ausgesprochen werden.  Weiters soll es ein allgemeingültiges Modell sein, das als Ausgangslösung benutzt und individuell angepasst werden kann. Die charakteristischen Eigenschaften eines Referenzmodells sind somit die Kriterien Allgemeingültigkeit, Wiederverwendbarkeit und Sicherheit im Hinblick auf die Realisierung.

Der Beschaffungsprozess

Die vom Einkauf und Materialwirtschaft (G) zu verantwortenden Prozesse spielen durch die zunehmende Globalisierung eine immer größer werdende Rolle. Eine schnelle Optimierung der Produktivität zur Sicherstellung und Erweiterung der Wettbewerbsfähigkeit ist deshalb von großer Bedeutung. Der Einsatz modernster Technologien als auch ständige Rationalisierungen und Automatisierungen der letzten Jahre haben es ermöglicht Fertigungsprozesse extrem zu verschlanken.

Einkauf von Waren und Dienstleistungen haben bei den meisten Unternehmen einen entscheiden Einfluss auf Verluste oder Gewinne.

Ereignisgesteuerte Prozesskette

Die Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) dient dazu, in Betrieben ablaufende Prozesse abzubilden und durch die Abstraktion und erhöhte Transparenz die Abläufe innerhalb des Prozesses zu vereinfachen. Im Rahmen dieser Vereinfachung und der Abbildung müssen folgende Fragen beachtet werden:

• Wann ist etwas zu machen?
• Was soll gemacht werden?
• Wer soll etwas machen?
• Welche Informationen werden benötigt?

Im Rahmen der EPK konzentriert man sich auf den Prozessablauf. Das Ereignis beschreibt, wann etwas gemacht werden soll, die Aufgabe, was gemacht werden soll. Die Organisatorische Einheit beschreibt den Ort der Handlung, und Informationsobjekte beschreiben den Informationsbedarf. Verknüpft werden diese Einheiten in einer graphischen Darstellung mit Pfeilen und Verbindungslinien, die je nach Beschaffenheit einen Kontrollfluss, eine Änderung des Informationsbedarfs oder die Zugehörigkeit von Organisationseinheiten beschreibt. Nachfolgende Abbildung vereint all diese Umstände und beschreibt somit quasi die Mindestanforderungen für eine EPK:

EPK- Methode

Die EPK-Methode ist somit in der Lage, den gesamten betrieblichen Geschäftsprozess (G) abzubilden. Dabei beginnt und endet ein solcher Prozess immer mit einem Start- und einem Schlussereignis, dem je nach Bedarf noch ein oder mehrere Prozesswegweiser hinzugefügt werden können.

Die EPK dient in diesem Sinne der Zuweisung von Aufgaben an betriebliche Aufgabenträgern oder Unterorganisationen. Daneben kann mir der EPK gezielt nach Schwachstellen gesucht werden, mit deren Ausmerzung die Effizienz des Prozesses gesteigert werden kann. In Zusammenhang mit dem Informationsfluss kann somit zwischen logischen und physischen Informationsflüssen unterschieden werden, um auch hier in Verbindung mit Prozessdauer Verbesserungsbedarf zu entdecken.

Für die Abbildung von EPK existieren mehrere als standardisiert anzusehende Symbole, mit deren Hilfe die unterschiedlichen Abläufe, Organisationseinheiten, Ziele und Ereignisse bezeichnet werden. Die folgende Abbildung zeigt eine solche Liste von standardisierten Symbolen.

Die Überschneidung von EPK und SAP ergibt sich in der Planung und Customizing (G) des ERP-Systems. Durch die Anwendung von EPK hat der Kunde die Möglichkeit, die Inhalte und Einstellungen im System zu verifizieren und anzupassen, ohne die betrieblichen Prozesse selbst sofort ändern zu müssen. Um die Referenzprozesse für SAP abzubilden ist EPK das wichtigste  Werkzeug.

Beschaffungsarten

Bei der Beschaffung kann man prinzipiell aus fünf verschiedenen Formen wählen:

• Normal: Positionstyp für Material, das extern beschafft wird
• Lohnbearbeitung: Die Komponenten , die der Lieferant benötigt, um ein Fertigerzeugnis herzustellen, werden als „beizustellendes  Material" erfasst
• Konsignation: Lieferant stellt Material zur Verfügung, das als  Konsignationsbestand verwaltet wird. Es muss nur für     Material bezahlt werden, das auch entnommen wird
• Umlagerung: Material wird von einem Werk  in ein anderes umgelagert
• Strecke: Lieferant liefert Material direkt an Dritten

Bestimmungen der Prozesstypen

Die Anzahl der in einem Unternehmen etablierten Beschaffungsverfahren ist oft sehr groß, denn der Hauptprozess funktioniert erfahrungsgemäß nicht nach einem standardisierten Verfahren. Eine Übereinstimmung mit der im Unternehmen existierenden Beschaffungsverfahren sollte auf alle Fälle von einem Projektteam und den betreffenden Mitarbeitern geprüft werden. Oft kristallisieren sich hier nur geringfügige Abweichungen in der Handhabung heraus, die dann zusammengefasst werden können.

Beispiel für Beschaffungsprozesskategorien und ihrer Varianten:

• Bestellung von Lagermaterial
• Bestellung von Nicht-Lagermaterial,
• Halbautomatische Bestellung
• Manuelle Bestellung
• Limitbestellung
• Standardbestellung,…

Bestimmungen der Prozesstypen

In der Praxis werden für gewöhnlich zwecks der Überschaubarkeit 3 Varianten bzw. Verfahren betrachtet. Diese Beschaffungsverfahren kann man als Prozessgruppen bezeichnen.

• Prozessgruppe 1: Standardbestellungen (Artikel mit niedriger bis mittlerer Bestellfrequenz)
• Prozessgruppe 2: Abrufe aus Rahmenverträgen (Produkte sind in der Regel Lagermaterialien)
• Prozessgruppe 3: Einzelbestellungen (Artikel kommen oft als Einmalbedarf vor)

Materialwirtschaft (G)

Allgemeines

Im R3 besteht eine hierarchische Unternehmensstruktur.

Mandant: Ist ein in sich handelsrechtliche, organisatorische und datentechnisch abgeschlossene Einheit innerhalb eines R/3-systems mit getrennten Stammsätzen und einem eigenständigen Satz von Tabellen. Z. B. Konzern

Buchungskreis: Ist die kleinste Einheit des externen Rechnungswesens, für die eine vollständige, in sich abgeschlossene  Buchhaltung abgebildet werden kann. z.B. Unternehmen

Werk: Ist eine logistische Organisationseinheit, die ein Unternehmen aus der Sicht der Produktion, Beschaffung, Instandhaltung und Disposition gliedert. Z.B. Produktionsstätte od. Zweigstelle eines Unternehmens.

Lagerort: Ist eine organisatorische Einheit, die eine Unterscheidung  von Materialbeständen innerhalb eines Werkes ermöglicht. Die Inventur und die mengenmäßige Bestandsführung wird auf Lagerortebene durchgeführt.

Einkaufsorganisation: Ist eine Organisationsebene, die für ein od. mehrere Werke mit einem Lieferanten Einkaufskonditionen aushandelt. Sie ist rechtlich für die Erfüllung der Einkaufskontakte verantwortlich.

Einkäufergruppe: Ist ein Einkäufer od. eine Einkäufergruppe, der od. die für bestimmte Einkaufsaktivitäten verantwortlich ist.

Das Modul Materialwirtschaft umfasst die Funktionalität, von der Bedarfsplanung, Ermittlung der Bezugsquellen, Lieferantenauswahl, Bestellabwicklung, und -überwachung, Wareneingangsbearbeitung, Rechnungsbearbeitung, Planung bis hin zur Kontrolle der Bestände innerhalb der Bestandsführung. Somit umfasst es den gesamten Beschaffungszyklus.

Materialwirtschaft - Elemente

• Stammdaten: Unter Stammdaten werden der Materialstamm, der Lieferantenstamm, die Stückliste und Konditionen verstanden.

• Materialdisposition: Es gibt drei Arten  von Materialdispositionen. Dies sind  die Bestellpunktdisposition, die  stochastische und die rhythmische Disposition. Dabei orientiert man sich an  Verkaufswerten der Vergangenheit

• Einkauf: Unter Einkauf wird  die externe Beschaffung von Material  und Dienstleistung verstanden, die  Ermittlung möglicher Bezugsquellen und die Überwachung der Lieferung und Zahlung.

• Bestandsführung: Dabei gibt es eine mengen- und wertmäßige Führung. Dies geschieht in Echtzeiterfassung.

• Lagerverwaltung: Hier werden Lagerstruktur und Lagerplatzorganisation definiert.

• Rechnungsprüfung: Die Rechnungsprüfung ist die Vorbereitung des Zahlungsverkehrs

• Logistikinformationssystem: Das Logistikinformationssystem ist auch ein Informationswerkzeug, das als Entscheidungsgrundlage in der MM dient.

Praxisbeispiel Vatron GmbH

Die Kompetenz der Vatron GmbH liegt in der Entwicklung, Produktion und Inbetriebnahme von mechatronischen Mess- und Regeleinrichtungen für Industrieanlagen. Daraus leitet sich auch ein sehr dezentrales Beschaffungssystem, wie unten schematisch abgebildet, ab.

Bestellanforderung

Eine Bestellanforderung (Banf) ist eine interne Aufforderung von einer Person für den Verkäufer, ein bestimmtes Material oder eine bestimmte Dienstleistung in einer bestimmten Menge zu einem bestimmten Datum zu beschaffen und wird im SAP R/3 (G) wie folgt angelegt:

Logistik ( Materialwirtschaft (G) ( Einkauf ( Bestellung ( Banf ( Anlegen
Transaktionscode: ME51N

Preisfindung im SAP

Zum Zwecke der Preisfindung bestimmt man über Vereinbarung von Rabatten, Zuschlägen, Preisen und anderen Konditionen den Nettopreis. Die Konditionsarten, die (ein)gepflegt werden können sind Nettopreise, Bruttopreise, Rabatte, Zuschläge, Fracht, Zoll, usw. Gepflegt werden sie in Anfragen, Bestellungen, Rahmenverträgen, in den Einkaufsinfosätzen sowie in erweiterten Konditionen.

Einkaufsinfosätze
Die Einkaufsinfosätze dienen dazu, lieferantenspezifische und materialspezifische Daten wie Preis, Menge, Materialnummer usw. abzulegen. Ob mit oder ohne Materialstammsatz ist der Einkaufsinfosatz eine wichtige Quelle für die Einkäufer, da alle Daten, die die Lieferung, den Preis, die angebotenen Produkte usw. abgefragt, geändert und eingegeben werden können.

Die Einkaufsinfosätze können automatisch oder manuell mit Hilfe von Angeboten, Bestellungen oder Rahmenverträgen geändert werden. Hierbei ist eine automatische Übernahme von geänderten Daten von anderen Infosätzen in den Einkaufsinfosatz möglich. Ist bei einer Erstellung eines Kontrakts oder einer Änderung eines selbigen noch keine entsprechender Einkaufsinfosatz vorhanden, so kann SAP selbstständig einen erstellen.

Angelegt, geändert und abgerufen werden Einkaufsinfosätze im Einkaufsbereich des Materialwirtschaftsbereiches unter den Stammdaten.

Anfragen/Angebot

Allgemeines Anfragen /Angebote

Wenn ein Bedarf nach einem Material oder einer Dienstleistung festgestellt wurde, wird eine Anfrage für das betreffende Material manuell oder mit Bezug zu einer Bestellanforderung (Informationen befinden sich bereits in der Bestellanforderung und können direkt in die Anfrage übernommen werden) gestellt. Das R/3 System ist eine Hilfe für die Einkaufsabteilung und unterstützt sie, indem sie geeignete Lieferanten herausfiltert.

1. Schritt: Anfrage für das betreffende Material
2. Schritt: Anfragen werden an Lieferanten geschickt – Angebote kommen zurück Preis und Lieferkonditionen  können ins System eingegeben werden.

Um das beste Angebot herauszufiltern gibt es die Unterstützung von Angebotspreisspiegel und Lieferantenbeurteilung.
  
Angebotskonditionen können gesichert werden und für spätere Einkäufe als Info genutzt werden.

Submissionsnummer
Eine Submissionsnummer kann aus bis zu zehn Nummern oder Buchstaben bestehen und sie wird für Anfragen, die zusammengehören, verwendet. Sie erleichtert das Ordnen der Anfragen und Angebote.

Freigabeverfahren
Anfragen könne einer Genehmigung  zur Freigabe  durch eine oder mehrere Personen  bzw. Stellen unterliegen.

Anfrage anlegen
Um eine Anfrage anzulegen ist es notwendig unter Logistik -> Materialwirtschaft -> Einkauf  -> Anfrage /Angebot -> Anfrage -> Anlegen zu klicken.  Mittels Entertaste gelangt man in die Positionsübersicht.

Im Positionstyp kann man neben der Beschaffungsart Normal auch Strecke, Dienstleistung und Lohn wählen.

Hier werden die verschiedenen Lieferanten eingegeben:

Anlegen mittels Kopie /Vorlage
Ist bereits eine Anfrage für das gleiche Material getätigt worden ist, kann diese kopiert werden um sich das neuerliche Eingeben zu ersparen. Genauso kann eine Banf oder ein Rahmenvertrag  als Vorlage für die neu anzulegende Anfrage verwendet werden.

Anfrage freigeben
Wiederum wird unter Logistik -> Materialwirtschaft -> Einkauf  -> Anfrage /Angebot -> Anfrage -> Freigeben geklickt.
Dem Abteilungsleiter obliegt es nun, die Anfrage freizugeben. Durch Doppelklick auf eine Auftragsnummer gelangt man in die Anzeigetransaktion für Anfragen.

Anfrage anzeigen/ ändern
Unter  Logistik -> Materialwirtschaft -> Einkauf  -> Anfrage /Angebot -> Anfrage -> Ändern  kann die Anfrage angezeigt  bzw. geändert werden.

Anhang pflegen
Unter Logistik -> Materialwirtschaft -> Einkauf  -> Anfrage /Angebot -> Anfrage -> Anhang pflegen hat man die Möglichkeit pro Anfrage zusätzlichen Text einzufügen.

 Angebote bearbeiten

• Bei Eingang des Lieferantenangebots  wird  die Anfrage mit den  Preisinformationen aktualisiert.
• Vergleich des Preisspiegels und der Funktion zur Lieferantenbeurteilung
• Verwendung genehmigter Angebote zur Aktualisierung von Bestellungen und Erstellung  von Kontakten
• Absageschreiben werden für alle abgelehnten Angebote erstellt
• Im Angebot sind die Preise und Konditionen für jene Positionen angeführt, die angefragt wurden. In der SAP- Komponente Einkauf sind Anfrage und Angebot ein einziger Beleg. Sie geben Preise und Konditionen des Lieferanten in den ursprünglichen Anfragebeleg ein.
• Sie können die Preise  der einzelnen Lieferanten mit Hilfe des Preisspiegels vergleichen Der Preisspiegel zeigt  den günstigsten Lieferanten für alle Positionen oder jeweils der einzelnen Positionen an.

• Man kann direkt aus dem Preisspiegel auch auf eine Lieferantenbeurteilung zurückgreifen und so auch Lieferantenleistungen bei der Wahl des günstigsten Lieferanten berücksichtigen.

• Die Angebotsdaten können zum späteren Gebrauch auch in Einkaufsinfosätzen speichern. Einkaufsinfosätze können automatisch erstellt werden, indem das Aktualisierungszeichen Infosatz bei der Angebotspflege gesetzt wird. Das System kopiert dann die Konditionen aus dem Angebot in den Infosatz.

• Man kann eine Bestellung oder einen Kontakt mit Bezug zu einem Angebot erstellen.

• Für uninteressante Angebotspositionen kann ein Absagezeichen gesetzt werden. Für sämtliche Angebote mit einem Absagekennzeichen wird automatisch ein Absageschreiben ausgegeben.

• Der Mittelwert  aller Angebote kann im Preisspiegel als Marktpreis gesichert werden. Der Marktpreis dient als Basis der Bewertung des Preisniveaus eines Lieferanten und wird auch bei der Lieferantenbewertung eingesetzt.

Angebote pflegen
Nachdem die Angebote eingegangen sind sollend die Anfragen  mit den Preisinformationenaktualisiert werden.
Dies geschieht unter Logistik -> Materialwirtschaft -> Einkauf  -> Anfrage /Angebot -> Angebot pflegen

Preisspiegel
Logistik -> Materialwirtschaft -> Einkauf  -> Anfrage /Angebot -> Angebot Preisspiegelwerden drei Angebote verglichen, wer nun der günstigste Lieferant ist.

Absage von Angeboten
Durch einen Doppelklick in das Angebot im Preisspiegel werden Angebote abgesagt.

Bestellabwicklung

Eine Bestellung ist eine formelle Aufforderung an einen Lieferanten, Waren zu den in der Bestellung genannten Konditionen zu liefern. In der Bestellung wird festgelegt, ob die Waren für den Bestand oder für den Direktverbrauch benötigt werden.

Allgemeines SAP R/3 (G) Bestellungen
Mit der Enjoy-Transaktion Bestellung können Benutzer von einem Bild aus auf alle Informationen der Bestellung zugreifen bzw. erfassen. Das Bild ist in drei Bereiche unterteilt:
• Kopfdaten (Zugriff auf alle Daten der Kopfebene)
• Positionsübersicht (Liste aller Positionen auf der Bestellanforderung)
• Positionsdetails (div. Detaildaten)

Beschaffungsarten & Kontierung
In so genannten Einkaufsbelegen wird die Beschaffungsart angegeben (Normalbestand, Direktverbrauch oder Lohnbeschaffung) und wie die Beschaffungskosten umgelegt werden sollen (auf Kostenstellen, Anlagen oder Projekte). Die Beschaffungsart wird durch den Positionstyp der Bestellposition bestimmt (Normal, Lohnbearbeitung, Konsignation, Umlagerung, Strecke)

Die Kostenzuordnung wird durch den Kontierungstyp der Bestellposition bestimmt (z.B. Kostenstelle, Anlage, Auftrag, usw.). Bewerteter Bestand kann als Lagermaterial oder als Verbrauchsmaterial (z.B. Büromaterial, Computerhardware) beschafft werden
 
Preisfindung in Bestellungen
Wenn eine Bestellposition mit Bezug zu einer Angebotsposition angelegt wird, werden alle Positionsdetails einschließlich der Preisfindung von dort in die Bestellung kopiert. Wird eine Bestellposition mit Bezug zu einer Bestellanforderung oder manuell angelegt, so sucht das System nach dem passenden Einkaufsinfosatz, um von dort die Preisvorschläge zu übernehmen. Wenn kein Infosatz vorhanden ist, muss der Beschaffungspreis manuell eingegeben werden.

Unterlieferung & Überlieferung (Unter- & Überlieferungstoleranz)
Wenn Waren mit Bezug zu einer Bestellung eingehen, schlägt R/3 die offene Bestellmenge jeder Position für den Wareneingang vor. Es kann die Bestellmenge geändert werden, wenn die gelieferte Menge davon abweicht. Wird eine Wareneingangsposition eingegeben, vergleicht R/3 die Wareneingangsmenge mit der offenen Bestellmenge und kann so Unterlieferungen und Überlieferungen erkennen.  Im Allgemeinen sind Unterlieferungen im Standard-System zulässig. Es kann in der Bestellposition ein Prozentwert für die Unterlieferungstoleranz eingegeben werden. Wenn die Menge der eingegangenen Waren kleiner ist als die Bestellmenge minus der Unterlieferungstoleranz, interpretiert das System diese Lieferung als Teillieferung.

Endlieferungskennzeichen (Bestellpositionsanzeige)
Das Endlieferungskennzeichen gibt an, ob eine Bestellposition als erledigt gilt und keine weiteren Lieferungen zu erwarten sind. Das Endlieferungskennzeichen kann in der Bestellung oder beim Wareneingang gesetzt werden.

Bestellung anlegen
Bei Anlegen einer neuen Bestellung, müssen folgende Pflichtfelder wie Material, Menge, Lieferant, Lieferdatum, Nettopreis, sowie Werk bzw. Lieferort ausgefüllt werden: 
 

Eine Bestellanforderung (BANF) ist erstellt und genehmigt worden und soll nun in eine Bestellung umgesetzt werden. Mit Hilfe der Belegübersicht kann die gewünschte Bestellanforderung herausgesucht und per Drag and Drop in den Einkaufskorn gezogen werden.  Enthält die Bestellung Fehler, erhält man einen Hinweis in Form einer farbigen Ampel. Mit Doppelklick auf die rote/gelbe Ampel erhält man eine detaillierte Auskunft zum Fehler und die Möglichkeit zur Bearbeitung.

Bestellung anzeigen
Beim Aufruf dieser Transaktion wird immer der letzte Beleg automatisch angezeigt. Um eine andere Bestellung anzuzeigen, kann man mittels Belegübersicht bzw. Selektionsvariante die gewünschte Belegart wählen. In der Kopfanzeige findet man dann alle Details, die sich auf die gesamte Bestellung beziehen, wie Lieferung/Rechnung, Kondition, Anschrift, Zusatzdaten oder den aktuellen Status.

Die Bildkopfanzeige gibt Aufschluss über eine Vielzahl von Informationen was die Bestellung und das Bearbeiten des Auftrags betreffen.

Bestellung bearbeiten
Bei der Erstellung von Bestellungen haben Einkäufer zwei Möglichkeiten:
• Wenn die Bestellung unvollständig ist, kann die Bestellung gemerkt werden. Dadurch wird die Bestellung zwar angelegt, aber für Genehmigung, Wareneingang oder Rechnungen gesperrt. Die Einkäufer können mit der Transaktion „Bestellung ändern" auf die gemerkte Bestellung zugreifen und sie vervollständigen
• Wenn die Bestellung vollständig ist, muss sie gesichert werden. Anschließend kann sie das Freigabeverfahren durchlaufen. Nur genehmigte (freigegebene) Bestellungen können an die Lieferanten verschickt werden.

Bestellungen können einem Freigabeverfahren unterliegen, das nach verschiedenen Selektionskriterien arbeitet, wie z.B. Position, Einkäufergruppe, Einkaufsorganisation usw. Wenn sich eine Bestellung gerade mitten im Freigabeverfahren befindet, ist der gesamte Beleg gesperrt. Eine weitere Bearbeitung ist erst nach der Genehmigung der Bestellung möglich. Ein Freigabeverfahren für Bestellungen kann die Genehmigung von mehreren Personen bzw. Stellen erfordern.

Auftrags-, Verlade- oder Transportbestätigungen werden vom Lieferanten verschickt, um ihre Kunden darüber zu informieren, wann die bestellten Materialien voraussichtlich geliefert werden. Diese Bestätigungen können im Positionsdetailbild unter Bestätigungsteuerschlüssl erfasst werden.

Bestellung ändern
Waren beim Anlegen der Bestellung noch nicht alle erforderlichen Details bekannt, so war auch kein normales Sichern des Belegs möglich, sodass diese Bestellung nur gemerkt werden konnte. Um diesen Auftrag zu vervollständigen, kann man in der Belegübersicht durch Doppelklicken der „gemerkten Bestellungen" die betreffenden Aufträge aufrufen und abändern.

Bestellung freigeben
Materialien bestimmter Warengruppen unterliegen einem Freigabeverfahren. Wurde die Freigabe genehmigt kann mit dem Button „Freigabe + Sichern" die Bestellung freigegeben und gesichert werden. Wenn die Parameter für den Nachrichtendruck entsprechend gesetzt sind, wird nach der Freigabe auch der Druck der Bestellung angestoßen.

Auftragsbestätigung bei genehmigungspflichtigen Materialien
Für die in Punkt 6 erwähnten Bestellungen der genehmigungspflichtigen Materialien muss  eine Auftragsbestätigung erfolgen, die unter Positionsdetails und Bestätigungen ausgestellt werden kann.

Folgeprozesse von Bestellungen

Ziele:

• Die Erfassung des Wareneingangs
• Die Durchführung der Rechnungsprüfung
• Die Bestellentwicklung verfolgen

Wenn man eine Bestellung verschickt hat, so liefert ein Lieferant das gewünschte Material, schickt dem Unternehmen eine Rechnung. Der Wareneingangssachbearbeiter übernimmt dann die Abwicklung des Wareneingangs und die Rechnungsprüfung erfolgt über die Buchhaltung.

Wareneingang zur Bestellung
Wenn eine Bestellung im System erfasst wurde, so kann bei der Erfassung des Wareneingangs ein Bezug zu dieser Bestellung hergestellt werden.
Das System überprüft z.B. ob das gelieferte Material auch der Bestellung entspricht oder ob auch die richtige Menge geliefert wurde.
Ebenso wird die Bestellentwicklung zu einem Einkaufsbeleg aktualisiert, wenn ein Wareneingang mit Bezug zu einer Bestellung gebucht wird. Dies ermöglicht es dem Einkäufer zu überprüfen welche Bestellungen noch nicht eingegangen sind.
Das Lagermaterial kann auch in verschiedene Bestände aufgenommen werden, diese verschiedenen Bestandsarten sind abhängig von der Bewegungsart, die vom Wareneingangssachbearbeiter eingegeben wurde.

Rechnungsprüfung
Mit Hilfe des Bezugs zu einem Wareneingang können Rechnungspositionen einer Bestellung oder einem Lieferschein gebucht werden. Diese Werte werden dann automatisch auf die entsprechenden Hauptbuchkonten übertragen bzw. gebucht.
Mit einer Rechnungsprüfung die bestellbezogen ist, kann man alle Positionen abrechnen, egal ob Teillieferungen vorlagen oder nicht.

Sogenannte Rechnungsprüfer ermitteln, ob die Lieferantenrechnung der bestellten Menge und auch dem vereinbarten Preis entspricht.
Das Buchen von Rechnungen kann folgende Auswirkungen haben:

• Die vorläufigen Buchungen werden im Verrechnungskonto ausgeglichen
• Ein Buchhaltungsbeleg wird erstellt
• Der Rechnungsbeleg wird in die Bestellentwicklung eingetragen

Sobald die Rechnung geprüft ist, kann man die Zahlung an den Lieferanten von der Buchhaltung einleiten lassen.

Bestellbezogene Rechnungsprüfung
Wenn für eine Bestellposition keine wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung vorgesehen ist, kann man die Lieferantenrechnung vor oder nach dem Wareneingang erfassen.
Falls die Rechnung mit Bezug zu einer Bestellung erfasst wird, erscheinen im Selektionsbild Vorschlagswerte nur für die Mengen, die bereits geliefert wurden, aber noch nicht abgerechnet wurden. Man kann natürlich aber auch Vorschlagswerte überschreiben und die gesamte Bestellmenge abrechnen, selbst wenn nur eine Teillieferung eingegangen ist.

Wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung
Falls für eine Bestellung eine wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung vorgesehen ist, so muss man das entsprechende Kennzeichen in der Bestellung auf die Positionsebenen stellen.
Als Basis für die wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung und Rechnungs-erfassung wird der Wareneingang verwendet. Bei Teillieferungen für eine Bestellposition zeigt das System separate Rechnungspositionen an.

Automatische Wareneingangsabrechnung
Ein Unternehmen kann mit der automatischen Wareneingangsabrechnung selbst einen Lieferantenrechnung erstellen bzw. generieren.
Eine solche Generierung kann automatisch nach dem Wareneingang ausgelöst werden.
Es müssen aber zur Durchführung der automatischen Wareneingangsabrechnung für den Lieferanten bestimmte Vorraussetzungen erfüllt sein.
z.B. Erfassung des Wareneingangs mit Bezug zur Bestellung oder auch Angabe im Lieferantenstammsatz, das die automatische Wareneingangsrechnung durchgeführt werden soll.

Bezugsnebenkosten
Geplante Bezugsnebenkosten sollten im Vorfeld mit den Lieferanten, Zollstellen oder auch Spediteuren besprochen werden und dann bei der Anlage der Bestellung erfasst.
Beim Wareneingang werden dann diese Kosten auf Verrechnungskonten gebucht,  die beim Rechnungseingang ausgeglichen werden.
Es können im allgemeinen zwischen geplanten oder auch ungeplanten Bezugsnebenkosten (kennt man bei der Anlage einer Bestellung noch nicht) unterschieden werden.

Bezugsquellenfindung

Ziele:

• Das Konzept und die Anwendungen der Bezugsquellen zu verstehen
• Prioritäten bei der Bezugesquellenfindung zu erkennen.

Die Bezugsquellenfindung dient zur automatischen Zuordnung einer Bestellanforderung zu einer Bezugsquelle. Bei dieser Bezugsquellenfindung werden Ordnerbuchsätze und Quotierungen verwendet.

Funktionen der Bezugsquellen:
• Lieferantenbeurteilung in der Bezugsquellenfindung (das R/3 (G) System kann eine Hitliste aller in Frage kommenden Lieferanten erzeugen)
• Regellieferant: jene mit diesem Wortlaut gekennzeichneten Lieferanten werden zuerst für die Beschaffung vorgeschlagen.
• Sperren von Bezugsquellen (Lieferanten)

Man kann nach Bezugsquellen suchen indem man:
• eine Bestellanforderung anlegen
• eine Bestellung anlegen
• einer Bestellanforderung eine Bezugsquelle zuordnen.
• Eine Bestellanforderung in eine Bestellung umsetzen.

Nach diesem Schritt greift nun das SAP R/3 System bei der anschließenden Suche auf Folgendes zu:
• Quotierung
• Orderbücher
• Rahmenverträge
• Infosätze

Diese werden dann entweder einem Lieferanten oder einem Lieferantenrahmenvertrag als Bezugsquelle zugeordnet.

Prioritäten Ermittlung
Bei der Suche nach Prioritäten möglicher Bezugsquellen geht nun das System wie folgt vor:
a) Prüfung, ob eine Quotierung für das Material vorhanden ist, in deren Gültigkeitszeitraum das Lieferdatum in der Bestellanforderung fällt. (wenn ja, werden für die Lieferanten festgesetzten Quoten automatisch ermittelt, bei wem das Material beschafft werden soll)
b) Wenn Quotierung vorhanden: Suche nach geeigneten Bezugsquellen
c) Fall: Ordnerbuch enthält weder Lieferanten noch eine Rahmenvertragsposition  System sucht nach einem Kontrakt oder Lieferplan für das Material. Wenn Rahmenverträge für das Material vorhanden sind, werden diese als mögliche Bezugsquelle vorgeschlagen.
d) Fall: Infosatz vorhanden: Bezugsquelle wird aus Infosatz vorgeschlagen.

Eine Bezugsquelle kann auch für ein Material ohne Stammsatz ermittelt werden. Voraussetzung ist ein Rahmenvertrag oder ein Einkaufsinfosatz mit derselben Warengruppe. Wenn ein Rahmenvertrag und ein Einkaufsinfosatz vorhanden sind, wird der Rahmenvertrag als bevorzugte Bezugsquelle vorgeschlagen.

Orderbuch
Funktion: Ordnerbücher legen die bevorzugte oder zulässige Bezugsquelle für ein Material fest. Sie dienen daher:
• der Ermittlung möglicher Bezugsquellen
• Sie geben für ein Material in einem Werk vorgesehene Bezugsquellen und Zeiträume an, in denen die Beschaffung möglich ist
• Können festlegen, welche Bezugsquellen für ein Material in einem bestimmten Werk zulässig /unzulässig sind.
• Sie definieren feste Lieferanten oder bevorzugte Rahmenverträge.

Ordnerbücher müssen aber auch gepflegt werden. Dies kann geschehen:
• manuell
• über einen Rahmenvertrag
• über einen Einkaufsinfosatz
• automatisch über Einkaufsinfosätze und Rahmenverträge.

Ordnerbücher können außerdem festlegen, ob Orderbuchpflicht besteht. Wenn für ein Material Orderbuchpflicht festgelegt wurde, kann das Material erst eingekauft werden, wenn das Orderbuch vorhanden ist.

Quotierungen
Ein Unternehmen kann Materialien bei mehreren verschiedenen Lieferanten beziehen. Um die faire Verteilung der Materialien auf diese Lieferanten zu gewährleisten, wurden für jeden Lieferanten Quoten festgelegt.

Die Quotierung möchte sicherstellen, dass diese Quoten eingehalten werden.

Funktion: Quotierungen legen fest, welcher Anteil am Gesamtbedarf in einem bestimmten Zeitraum bei welcher Bezugsquelle beschafft werden soll.

Erklärung: Wenn ein Material bei verschiedenen Bezugsquellen beschafft werden soll, können diesen Bezugsquellen Quoten zugeordnet werden. Die Quoten sagen aus, wie hoch die Anteile am Gesamtbedarf sind, die in bestimmten Zeiträumen beschafft werden sollen. Eine Quotierung wird daher immer für einen bestimmten Zeitraum festgelegt.

Wenn für ein Material eine Quotierung vorhanden ist, wird diese bei der Bezugsquellenfindung berücksichtigt. Das System berechnet dann eine Quotenzahl die angibt, welche Bezugsquelle als nächste für einen Bedarf in Frage kommt.

Berechnung der Quotenzahl:
Quotenzahl = (quotierte Menge + Quotenbasismenge) / Ouote.

• Die quotierte Menge wird anhand der Einkaufsbelege fortgeschrieben.

• Die Quotenbasismenge wird wie eine zusätzliche quotierte Menge behandelt. Sie kann verwendet werden, wenn eine neue Bezugsquelle in eine bereits vorhandene Quotierung aufgenommen wird. So kann man vermeiden, dass der neuen Bezugsquelle alle Bedarfe zugeordnet werden.

Quellenverzeichnis

- Electronic Procurement, Möhrstädt, Bogner, Paxian , Schäffer-Poeschl Verlag; Stuttgart, 2001


- Prozeßgestaltung in industriellen Anlagegeschäften, Zachau, Deutscher Universitätsverlag, 1996


- SAP R/3 prozeßorientiert anwenden, Teufel/ Keller, Addison-Wesley, Bonn 1998


- Verfahrensanweisung für Beschaffung des Unternehmens vatron gmbh Rechberger R.

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