Fallstudie Brau Union

Fallstudie Brau Union

Situation vor der Implementierung

Um die Notwendigkeit bzw. die Motivation für die Implementierung des SAP Business Workflows bei der Brau Union Österreich AG zu begründen, müssen wir uns zuerst mit der Situation vor der Implementierung beschäftigen. Wir haben uns bei der Ausarbeitung der Fallstudie ganz konkret auf den Geschäftsprozess (G) der Eingangsrechnung konzentriert, der im Einflussbereich der Abteilung Finanzwirtschaft liegt.

Die Situation vor der Implementierung war durch die folgenden Punkte charakterisiert

Dezentrale Abwicklung der Beschaffungsprozesse

Die Beschaffung aber auch die Anforderung von externen Dienstleistungen war und ist dezentral organisiert. Jede Brauerei und jedes Verkaufslager koordinieren nach eigenem Ermessen ihre Bestellungen selbst. Die Buchhaltung als Teilbereich der Finanzwirtschaft war zu dieser Zeit schon zentral in Linz angesiedelt.

Bürokratie

Man sah sich deshalb bei der Brau Union Österreich AG mit einem enormen Verwaltungsaufwand konfrontiert. Da eben die Kreditoren die Rechnungen nicht an die zentrale Stelle der Finanzwirtschaft nach Linz schickten, sondern an die bestellende Instanz und erst diese schickte die Rechnung weiter nach Linz. Dies geschah am Weg der Hauspost.

Finanzieller Nachteil

Dies bedeutete natürlich eine erhebliche Durchlaufzeit und führte somit zum Zeitverlust entlang des gesamten Prozesses. Dadurch konnten wiederum kaum günstige Konditionen der Kreditoren ausgenutzt werden. Das Resultat daraus waren nicht realisierte Ersparnisse durch Verstreichen der Skontofristen. Durch Fristüberschreitungen entstanden aber auch oft zusätzliche Kosten in Form von Verzugszinsen und Mahnspesen.

Fehlerquellen

Dadurch dass die Rechnungen so viele Stationen passieren mussten, stieg auch die Fehleranfälligkeit des Systems. Mit jeder Person, die mit der Rechnung zu tun hat, steigt die statistische Wahrscheinlichkeit, dass ein Dokument verloren geht.

Organisatorischer Mehraufwand

Die immer strenger werdenden Richtlinien für ordnungsgemäße Rechnungslegung waren in den einzelnen Standorten auch schwer einzuhalten, da die Erstprüfung meist von Mitarbeitern vorgenommen wurde, die nicht über das notwendige Fachwissen verfügten. Wurden dann in Linz fehler aufgedeckt, wurde die Rechnung zwar abgelehnt, war aber zu diesem Zeitpunktk schon mehrere Tage quer durch Österreich unterwegs.

Imageverlust

Abgesehen vom organisatorischen Mehraufwand war natürlich auch der Imageverlust ein wesentlicher Faktor. Welches große Unternehmen, das gleichzeitig als führender Getränkekonzern auftritt, gibt schon gerne seinem Lieferanten zu wissen, dass es eine seiner Rechnungen verloren hat.

Technische und organisatorische Grundlagen der Umsetzung

Aus den oben genannten Gründen resultierte der Handlungsbedarf für das Management der Brau Union Österreich AG. Die Realisierung erfolgte als Ausbaustufe zu dem bereits vorhandenen SAP R/3 (G).

Die Umsetzung des Business Workflows erfolgte auf dem standardisierten Weg durch die angebotenen Features von SAP. Entsprechend der Organisationsstruktur wurden die Anwendungen im Rahmen eines Customizings (G) auf das Unternehmen zugeschnitten. Für die Umsetzung des Workflows wurden keine Eigenentwicklungen benötigt, lediglich die Anbindung an das Belegarchiv wurde individuell realisiert.

Bei diesem Archiv handelt es sich um einen nicht veränderlichen optischen Speicher, der als grundlegende Berechtigung für eine elektronische Buchhaltung notwendig ist. Jeder Beleg darin ist über die systeminterne Belegnummer mit dem SAP R/3 verknüpft. Über ein Kontextmenü kann man sich direkt in der SAP GUI jederzeit den gescannten Originalbeleg anzeigen lassen, was zu einer enormen Vereinfachung der Bearbeitung führt.

Situation nach der Implementierung

Zentralisierung

Die Kreditoren wurden dazu aufgefordert, die Rechnungen nicht mehr an den jeweiligen bestellenden Standort zu schicken, sondern direkt an die Kreditorenbuchhaltung in Linz. Die zentrale Kontrolle und die anschließende digitale Erfassung der Eingangsrechnungen brachte dem Unternehmen neben mehr Ordnung und Überschaubarkeit auch eine Kosten- und Zeitersparnis.

Die einzelnen Standorte können sich nun stärker ihrem Kerngeschäft widmen und werden nicht von Formalitäten aufgehalten. Die Quote von verlorenen Rechnungen wurde drastisch reduziert und Fristüberschreitungen konnten nahezu ausgeschlossen werden. Durch die raschere Bearbeitung können jetzt mögliche Skonti in Anspruch genommen werden.

Prozess nach der Implementierung

Nach der Einführung des SAP Business Workflows sieht der Arbeitsablauf bei Bearbeitung von Eingangsrechnungen nun folgendermaßen aus:

Der bestellberechtigte Mitarbeiter eines Standortes bestellt entweder über Telefon, Fax oder E-Mail bei einem Lieferanten. Die Bestellung über SAP R/3 (G) ist hiervon nicht direkt betroffen, da in diesem Fall eine Vorerfassung bereits vom System vorgenommen wird. Der Eingangsrechung liegt somit keine BANF / SAP Bestellung zugrunde. Der Lieferant erbringt die vereinbarten Leistungen und sendet die Rechnung direkt an die zentrale Finanzwirtschaft in Linz.

Die Abteilung FIWI prüft die Rechnung auf die Merkmale einer ordentlichen Rechnungslegung und scannt die Rechnung anschließend ein. Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung als unveränderliches Image im System hinterlegt. Die Ablage erfolgt im eingangs erwähnten SER Archiv auf optischen Datenträgern. Ab diesem Zeitpunkt läuft der Prozess SAP-unterstützt weiter.

Das elektronische Abbild wird nun an den Besteller weitergeleitet, der wiederum auf inhaltliche Kritierien prüft. Stimmt die Rechnung mit der Bestellung überein, wird das Image der Rechnung vom bestellenden Mitarbeiter vorkontiert und anschließend freigegeben.

Landet die Rechnung fälschlicherweise bei einem Mitarbeiter der gar nicht der Besteller ist, bringt dieser die Kennung "Irrläufer" an und retourniert die Rechnung an die Abteilung FIWI. Im Falle einer unkorrekten Rechnung, kann diese auch storniert werden. Dazu wird am Image der Zusatz "Storno" vermerkt.

Der von SAP ermittelte Vorgesetzte erhält nach Freigabe durch den Besteller automatisch eine Benachrichtigung via SAP Mail. Nach der Kontrolle und dem Löschen der Freigabeinfo übernimmt der Vorgesetzte auch inhaltlich die Verantwortung.

EPK SAP 1

EPK SAP 2

Stichwörter