Vertrieb

Vertrieb

Einleitung

„Unter Vertrieb wird [...] die Abwicklung des Verkaufs und der damit verbundenen operativen Prozesse (Erfassung und Bearbeitung von Bestellungen (Kundenaufträge), Lieferungen/Retouren, Fakturierung (G)) über die verschiedenen Absatzwege eines Betriebes verstanden“ (HANSEN / NEUMANN 2005, S. 583).
Die Aufgaben des Vertriebes werden im SAP vom Modul SD (sales & distribution) wahrgenommen, welches die in der Vertriebslogistik notwendigen Prozesse unterstützt.

Funktionsüberblick

Stammdatenpflege

Die Stammdaten im SAP R/3 (G) werden an zentraler Stelle hinterlegt und bilden die Basis für alle Geschäftsfälle im Vertrieb. In den Stammdaten sind im wesentlichen Informationen bezüglich folgender Bereiche enthalten (vgl. OBERNIEDERMAIER 2000, S. 154):

- Organisationsstruktur
- Geschäftspartner
- Konditionen
- Kunden-Material-Information
- Materialien (Produkte und Dienstleistungen)
- Sortimente

Durch die gemeinsame Nutzung dieser Stammdaten von allen Modulen werden Datenredundanzen wirkungsvoll verhindert.

Preisfindung

Die Preisfindung ist eine zentrale Funktion der Kundenauftragsabwicklung. Es werden Preise, Konditionen wie Rabatte und Steuern vom System automatisch gefunden (vgl. SCHEIBLER 2002, S. 33). Konditionen sind Preiselemente wie Rabatte, Zuschläge oder Gebühren, die mittels Konditionstechnik ermittelt werden und in der Auftragsposition in einem Kalkulationsschema abgelegt werden.
„Wenn beispielsweise ein bestimmter Kunde an einem bestimmten Tag eine bestimmte Menge eines Produktes bestellt, so bestimmen die variablen Faktoren - Kunde, Produkt, Bestellmenge, Datum - den Endpreis für den Kunden. Die Informationen über alle diese variablen Faktoren werden im System als Stammdaten in Form von Konditionssätzen abgelegt".

Verfügbarkeitsprüfung

Hierbei wird geprüft, ob die Ware zum Wunschlieferdatum des Kunden verfügbar ist. Bei voraussichtlich nicht ausreichendem Bestand wird eine Bedarfsanforderung an die Produktion oder den Einkauf weitergeleitet.

Materialfindung

Sollte während der Auftragserfassung ein benötigtes Material nicht verfügbar sein, kann das System dieses durch ein gleichwertiges ersetzen. Weitere Gründe für ein solches Verhalten können sein:

- Auslaufmaterial
- Sonderaktionen
- spezielle Verpackungen (z.B. während der Weihnachtszeit)

Diese Substitution kann automatisch nach vorher definierten Regeln erfolgen oder auch nur als Hinweis für die Erfasser aufscheinen (vgl. SCHEIBLER 2002, S. 104).

Kreditmanagement

Aufgabe des Kreditmanagements ist es, vor Annahme des Auftrags die Zahlungsfähigkeit des Kunden zu prüfen um zu verhindern, dass die spätere Forderung ausfällt (vgl. SCHEIBLER 2002, S. 139). Somit wird die finanzielle Situation eines Kunden und eine Basis für die Entscheidung über ein zu gewährendes Kreditlimit ermittelt.

Nachrichtenfindung

Ziel der Nachrichtenfindung ist der Informationsaustausch mit den Kunden. Beispielsweise kann beim Sichern eines Auftrages automatisch eine Auftragsbestätigung, an einem zuvor definierten Drucker, ausgegeben werden. Die Auftragsbestätigung kann alternativ auch per Mail oder EDI (G) (Electronic Data Interchange) an den Auftraggeber versendet werden.

Vertriebsinformationssystem

Alle Daten des operativen Geschäftsprozesses werden in den Informationsstrukturen des Vertriebsinformationssystem (VIS) gespeichert. Befugte Mitarbeiter des Managements können somit jederzeit Informationen unterschiedlichen Verdichtungsebenen einsehen. Diese Daten können auch graphisch dargestellt werden. Veränderungen im Marktgeschehen werden somit erkannt und erlauben gezielte strategische und operative Maßnahmen (vgl. OBERNIEDEMAIER 2000, S. 203).


In den letzten Jahren wird das VIS jedoch vermehrt durch externe Reportingtools wie z.B. das SAP BW (Business Warehouse) ersetzt.

Prozessüberblick

Ein Prozess im Vertrieb beschreibt den Ablauf eines Geschäftsszenarios.

Standardprozesse

Anfrage

In der Anfrage möchte ein Kunde zum Beispiel wissen, ob ein bestimmtes Produkt, zu welchem Preis und zu welchem Termin verfügbar ist. Die Anfrage stellt eine Aufforderung des Kunden dar, ihm ein Verkaufsangebot zu unterbreiten. Diese Anfrage wird im System erfasst und dient als Grundlage für die Angebotserstellung.

Angebot

Im nächsten Schritt wird ein der Anfrage entsprechendes Angebot erstellt und diese Anfrage wird somit als „Erledigt“ im System gespeichert. Grundsätzlich ist auch eine Angebotserstellung ohne Bezug zu einer Anfrage möglich (vgl. SCHEIBLER 2002, S. 185 f.).

Kundenauftragsabwicklung

Liegt eine Bestellung eines Kunden vor, wird diese als Kundenauftrag abgebildet. Bei der Auftragserfassung werden die zuvor beschriebenen Funktionen der Preisfindung, Verfügbarkeitsprüfung, Materialfindung und Kreditmanagements durchlaufen.

Eine weitere Aufgabe der Auftragsabwicklung ist es, alle beteiligten Stellen über Bedarfe und Termine zu informieren.

Ein Auftrag kann auf Basis eines vorhandenen Angebotes erstellt werden. Ein vorhergegangenes Angebot ist jedoch nicht zwingend notwendig. Neben der manuellen Auftragserfassung besteht auch die Möglichkeit einer elektronischen Datenübermittlung (EDI (G) – Electronic Data Interchange) der Auftragsdaten vom Kunden. In diesem Fall muss der Auftrag nicht händisch eingegeben werden, sondern gelangt automatisch ins System.

Lieferung

Die Lieferung ist die physische Versorgung des Kunden mit den gewünschten Waren, in der richtigen Qualität, Menge und am richtigem Ort zur richtigen Zeit. Die Lieferung ist der Beleg der im R/3-System erzeugt wird. Unter Lieferschein versteht man hingegen das Versandpapier, das aufgrund des Lieferungsbelegs erstellt wird (vgl. OBERNIEDERMAIER 2000, S. 139). Aufgrund der Mengen in der Lieferung wird der Warenausgang für die entsprechenden Materialien gebucht. Somit werden die Lagerbestände aktualisiert.

Eine Lieferung wird in der Regel mit Bezug auf einen Kundenauftrag erstellt und bildet die Grundlage für die Fakturierung. (G)

Fakturierung

Die Fakturierung bildet den Abschluss eines Geschäftsfalls im Vertrieb. Auf Basis der Mengen aus der Lieferung und der Preise aus dem Kundenauftrag wird die Faktura erstellt. Da bereits alle benötigten Daten im System vorhanden sind, kann die Fakturierung auch vollautomatisch über Nacht ablaufen. Im sogenannten Fakturierungslauf werden alle fälligen Lieferungen abgerechnet, per Nachrichtenfindung ausgedruckt und gegebenenfalls kuvertiert. Die Überleitung der Fakturadaten an die Buchhaltung (Modul FI) erfolgt automatisch im Hintergrund. Die zu bebuchenden Erlöskonten werden aufgrund von Zuordnungen im Customizing (G) gefunden.

Mit der Rechnungslegung ist der Geschäftsfall aus Sicht des Vertriebes abgeschlossen. Die Zahlungsverfolgung obliegt dem Verantwortungsbereich des Moduls FI.

Spezielle Prozesse

Gut- und Lastschriftenabwicklung

„Gut- und Lastschriften verwendet man dazu, einem Kunden Beträge gutzuschreiben oder zu belasten“ (SCHEIBLER 2002, S. 261).

Eine Gutschrift wird zum Beispiel gewährt, wenn ein Kunde für eine bereits bezahlte Ware aufgrund eines versteckten Mangels eine Kaufpreisminderung geltend machen will. Andere Formen von Gutschriften sind nachträgliche Rabatte und Boni.

Eine Lastschrift kommt beispielsweise zum Einsatz, wenn einem Kunden zu niedrige Versandkosten berechnet worden sind und er diese im Nachhinein nachzahlen muss (vgl. SCHEIBLER 2002, S. 264).

In SAP R/3 (G) werden diese Geschäftsfälle mit eigenen Auftragsarten erfaßt (Gut- oder Lastschriftsanforderung). Der Lieferbeleg aus dem Standardprozess wird übersprungen, da keine Ware geliefert wird. Es folgen die zugehörigen Fakturaarten Gut- oder Lastschrift.

Retourenabwicklung

Im Falle einer Falschlieferung oder bei der Lieferung von beschädigten Waren, ist es für das Unternehmen wichtig rasche Schadensbegrenzung zu betreiben um sich somit im Wettbewerb zu behaupten (vgl. SCHEIBLER 2002, S. 244).

Im System wird hier eine eigene Auftragsart, der Retourenauftrag, eingegeben. Dies geschieht meist mit Bezug auf den originalen Lieferbeleg, um eine nochmalige Eingabe der Positionen zu vermeiden und den Zusammenhang zu dokumentieren. Im zugehörigen Lieferbeleg, der Retourenanlieferung, wird die Ware wieder retour in den Lagerbestand gebucht. Nach Überprüfung des Sachverhaltes erfolgt eine Retourengutschrift.

Rahmenverträge

Der Kundenkontrakt stellt einen Kundenrahmenvertrag über die Abnahme von Verkaufsmaterialien oder Dienstleistungen in einem bestimmten Zeitraum dar.
In der Standardversion des SAP R/3-Systems gibt es folgende Kategorien von Kontrakten:

- Gruppenkontrakte 
- Mengenkontrakte
- Wertkontrakte
- Serviceverträge

Mit Hilfe des Systems werden die einzelnen Abrufe des Kunden abgewickelt und somit ist der Rahmenvertrag jederzeit auf aktuellem Stand.

Streckenauftragsabwicklung

Um Zeit oder Transportkosten zu sparen, muss in manchen Fällen Handelsware direkt vom ursprünglichen Lieferant zum Endkunden geliefert werden. Bei diesem speziellen Prozess ist „die optimale Abstimmung zwischen Vertrieb, Einkauf und dem Lieferanten“ entscheidend und wird durch eine Standardsoftware (G) wie SAP R/3 gewährleistet (vgl. SCHEIBLER 2002, S. 215).

Wir als verkaufendes Unternehmen erhalten einen Auftrag von einem Endkunden. Daraufhin leiten wir die Bestellung an unseren Lieferanten weiter. Dieser liefert die Ware direkt an den Kunden, stellt aber die Rechnung an uns aus. Im Gegenzug erstellen wir die Faktura für den Endkunden (vgl. SCHEIBLER 2002, S. 215). Eingesetzt wird diese beschleunigte Abwicklung z.B. für dringend benötigte Ersatzteile, welche nicht bei uns auf Lager sind.

In SAP R/3 wird dem System eine Direktlieferung vom Lieferanten zum Kunden anhand eines eigenen Positionstyps (TAS) bereits bei der Auftragserfassung mitgeteilt. Mit diesem Positionstyp wird eine spezielle Bedarfsanforderung erzeugt, welche den Einkauf (Modul MM) zum Erstellen einer Bestellung mit der Lieferadresse des Endkunden veranlasst.

Konsignationsabwicklung

Bei Konsignationsgeschäften beliefert der Lieferant ein Lager, welches in der Nähe des Kunden oder direkt bei diesem liegt. Dieser Kunde entnimmt sich bei Bedarf die benötigte Ware und meldet die Entnahmen in regelmäßigen Abständen dem Lieferanten, der daraufhin die Rechnungen ausstellt.

Aus diesem Arrangement ergibt sich der Vorteil einer höheren Kundenbindung für den Lieferanten. Allerdings setzt diese Abmachung ein bestimmtes Maß an Vertrauen voraus, da der Lieferant auf die Entnahmemeldungen angewiesen ist und eine Inventur aufgrund des hohen Aufwandes eher selten durchgeführt wird (vgl. SCHEIBLER 2002, S. 228).

In SAP R/3 werden dazu die Auftragsarten Konsignationsbeschickung und Konsignationsentnahme verwendet. Für das Konsignationslager wird automatisch ein virtueller Lagerort beim Kunden eingerichtet. Somit kann der Lagerstand jederzeit eingesehen werden.

Leih- und Leergutabwicklung

Die Bereitstellung von Leih- und Leergütern stellt ein besonderes Service für den Kunden und einen Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen dar. Die Software ermöglicht Transparenz über Leihgutbestände. Die Waren können vom Kunden nach Ablauf der vereinbarten Leihfrist entweder gekauft oder zurückgegeben werden. Während der Leihfrist jedoch, werden die Leihgüter kostenlos zur Verfügung gestellt (vgl. SCHEIBLER 2002, S. 234).

Beispiele für Leihgüter können sein:
- wiederverwendbare Verpackungen
- Paletten
- Produkte als Warenprobe
- zusätzliche Maschinen (z.B. stellt ein Hersteller von Reinigungsmaterial eine Reinigungsmaschine für die eigenen Produkte zur Verfügung)
- Promotionsmaterial

Praxisbeispiel

Um den o.a. Standardprozess an einem Beispiel zu erläutern, folgt hier ein (angenommener) Verkaufsprozess aus der Sicht der Maja Honighandels GmbH:

Der Kunde Winnie&Puuh AG erkundigt sich telefonisch in unserer Verkaufsabteilung um Preis und Lieferzeit für je 5 Tonnen sortenreinen Kastanien- und Waldhonig aus heimischer Produktion. Der Sachbearbeiter, Hr. Willi, erfasst sofort während des Gespräches eine Anfrage im System und verspricht ein schriftliches Angebot per mail. Da er in der Eile des Gespräches die Artikelnummern für diese Honigsorten nicht finden konnte, wurden einfach Textpositionen mit allen vorhandenen Informationen eingegeben.

In einer ruhigen Minute ermittelt Hr. Willi die richtigen Materialnummern und ergänzt diese in der Anfrage. Diese Anfrage wird dann in einen Angebotsbeleg übergeleitet, die Verfügbarkeit wird überprüft und der Beleg wird mittels automatischer Preisfindung vervollständigt. Die Übermittlung des Angebotes per mail ist in der Nachrichtenfindung hinterlegt und geschieht somit bei der Speicherung des Belegs ohne Zutun des Sachbearbeiters.

Da das Angebot und die sofortige Verfügbarkeit dem Kunden Winnie&Puuh entspricht, bekommen wir die Bestellung am nächsten Tag per Fax. Die Erstellung des Kundenauftrages geschieht durch Übernahme des bestehenden Angebotes. Es müssen keine weiteren Daten mehr ergänzt werden. Der Liefertermin wird vom System ermittelt. Er ergibt sich aus den hinterlegten Kommissionier- und Versandzeiten. Da am Montag ein Feiertag ist, wird dieser übersprungen und somit der Dienstag als tatsächlicher Termin gesetzt. In der Nachrichtenfindung ist eine Auftragsbestätigung per mail vorgesehen. Diese wird wiederum automatisch nach Sicherung des Auftrages versandt.

Die Lieferung wird mittels Liefervorrat erstellt und im Lager ein Kommissionierschein ausgedruckt. Ein Mitarbeiter im Lager stellt die Lieferung zusammen (kommissionieren) und verpackt die Honiggläser auf Paletten. Nach Vollendung seiner manuellen Tätigkeiten gibt er direkt im System die Rückmeldung der Kommissionierung ein. Daraufhin erhält er direkt auf seinem Drucker den Lieferschein, welchen er gleich zur Ware beifügt. Im Vertriebsbüro bleibt diese Statusänderung nicht unerkannt, der Spediteur wird benachrichtigt.

Nach erfolgter Abholung wird der Warenausgang direkt in der Bearbeitungssicht der Lieferung gebucht. Die Faktura wird automatisch im nächsten Fakturierungslauf erstellt und gedruckt. Da alle Daten bereits bei der Auftragserfassung eingegeben wurden, waren hierfür keine weiteren Eingaben nötig.  Die Überleitung der Fakturadaten in die Buchhaltung erfolgt ebenfalls im Hintergrund und somit ist der Geschäftsfall für den Vertrieb abgeschlossen. Die Überwachung des rechtzeitigen Zahlungseinganges obliegt der Buchhaltung.

Leider erhalten wir zwei Wochen später eine schriftliche Reklamation des Kunden Winnie&Puuh. Eine Laboruntersuchung des Kastanienhonigs zeigte Spuren von chinesischen Blütenpollen. Da wir Honig aus heimischer Produktion angeboten haben, scheint diese Reklamation berechtigt zu sein. Wir erlauben die Zurücksendung des Kastanienhonigs auf unsere Kosten und legen im System gleich einen Retourenauftrag an. Eine Kopie der zugehörigen Retourenanlieferung geben wir ins Lager, damit die Mitarbeiter vor Eintreffen der fehlerhaften Ware informiert sind und nicht umständlich im Büro nachfragen müssen.

Bei Anlieferung der Ware wird diese retour auf unser Lager gebucht und eine sofortige Laboruntersuchung veranlasst. Der Retourenauftrag ist inzwischen zur Fakturierung gesperrt. Noch kennen wir das Ergebnis unserer Untersuchung nicht.

Als jedoch auch unser Labor die Pollen aus China bestätigt, geben wir den Beleg zur Fakturierung frei. Nach dieser Freigabe wird beim nächsten Fakturierungslauf automatisch eine Retourengutschrift erzeugt und dem Kunden übermittelt. Um die Geschäftsbeziehungen aufrecht zu erhalten, fügen wir einen persönlichen Text hinzu, in dem wir unser Bedauern über den Vorfall zum Ausdruck bringen. Dieser Text erscheint dann direkt auf der Gutschrift.

Quellenverzeichnis

- HANSEN, Hans R. / NEUMANN, Gustav (2005): Wirtschaftinformatik 1. Lucius & Lucius: Stuttgart.

- OBERNIEDERMAIER, Gerhard (2000): Vertriebslogistik mit SAP R/3. Addison-Wesley: München.

- SCHEIBLER, Jochen (2002): Vertrieb mit SAP – Prozesse, Funktionen, Szenarien. Galileo Press: Bonn.

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