Bedarfsplanung in Axapta

Bedarfsplanung in Axapta

Einleitung

In den letzten Jahren gewannen ERP-Lösungen, welche ein gesamtes Unternehmen bei der Planung Steuerung und Kontrolle unterstützen sollen, immer mehr an Bedeutung. Axapta, welches zur Produktreihe von Microsoft Business Solutions gehört, ist eines dieser Systeme.

Für viele Produktionsunternehmen stellt die Bedarfsplanung einen der zentralen Problembereiche dar. Materialbedarfe müssen geplant werden, Bereitstellungsprinzipien überdacht und Sicherheitsbestände einkalkuliert werden. Das alles ist teilweise mit erheblichem Aufwand verbunden. ERP-Systeme wie Axapta könnten, sofern sie diese Bereiche unterstützen, den Aufwand erheblich einschränken. Deshalb ist es an der Zeit, die Anwendbarkeit von Axapta in Bezug auf die Materialbedarfsplanung zu überprüfen.

Im Rahmen der folgenden Arbeit soll in erster Linie herausgefunden werden, welche Aspekte der Beschaffungsplanung mit Hilfe dem Programm Axapta umgesetzt werden können. Dazu wird zunächst auf die Materialbeschaffung, die Planung der Bereitstellungsprinzipien und Planung der Materialvorratshaltung eingegangen. Im nächsten Schritt wird dann versucht zu untersuchen, inwieweit die einzelnen Teilschritte der Beschaffungsplanung von Axapta unterstützt werden.

Materialbedarfsplanung

Allgemeines

Im Zuge der Planung des Materialbedarfs stehen die Unternehmen vor der Aufgabe, die für die Endprodukte notwendigen Faktoren so zu planen, dass diese in der richtigen Menge und Qualität zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. Eine in der Literatur gängige Einteilung der Materialbedarfsplanung ist die Einteilung in eine quantitative und in eine qualitative Komponente, auf die im nachfolgenden Abschnitt näher eingegangen wird: (Vgl. Heinen (1985), S. 309ff.)

Qualitative Materialbedarfsplanung

Im Zuge der qualitativen Materialbedarfsplanung wird versucht, die Komponenten, welche schließlich in ein Endprodukt eingehen, so zu planen, dass die geforderte Qualität des Endprodukts gewährleistet werden kann und dies unter Zugrundelegung kostenminimaler Faktorkombinationen erfolgt. Da sich die Qualität des Gesamtprodukts aus der Qualität der eingehende Komponenten zusammensetzt, die Qualitätsanforderungen der Konsumenten zunehmend an Bedeutung gewinnen und außerdem die Produktqualität wesentlich zur Differenzierung des Unternehmens von den Mitbewerbern beiträgt, darf die qualitative Materialbedarfsplanung nicht vernachlässigt werden. Die Intensität, mit der sich ein Unternehmen mit der qualitativen Materialbedarfsplanung beschäftigen sollte, hängt mitunter auch von der jeweiligen Beschaffungssituation ab. Wurden die zu beschaffenden Faktoren in der Vergangenheit bereits häufig vom Lieferanten bezogen und wurde die geforderte Qualität im Zuge längerer Lieferantenbeziehungen eindeutig fixiert („routinemäßige Beschaffung“), so nimmt die qualitative Beschaffungsplanung mit Sicherheit einen geringeren Stellenwert ein, als wenn dies nicht der Fall wäre. (Vgl. Heinen (1985), S. 311)

Quantitative Materialbedarfsplanung

Nachdem ein Unternehmen die Programmplanung vorgenommen hat, steht es vor der Aufgabe, die quantitative Materialbedarfsplanung vorzunehmen. Für alle Komponenten werden die Fertigungs- und Bestellaufträge nach Art und Zeit unter Beachtung des geplanten Produktionsprogramms so bestimmt, dass eine wirtschaftliche Produktion möglich ist. (Vgl. Zäpfel (2001), S. 122.)

Dabei werden vor allem zwei Verfahren zur Bedarfsermittlung unterschieden, nämlich die verbrauchsgebundene (stochastische) und die programmgebundene (deterministische oder bedarfsgesteuerte) Bedarfsermittlung, welche später noch näher erläutert werden. Eine weitere Möglichkeit wäre, die Bedarfe subjektiv zu schätzen, wobei man hier mit großen Ungenauigkeiten rechnen muss. Die genauesten Ergebnisse können mit der deterministischen Bedarfsermittlung erzielt werden. Da dieses Verfahren aber auch aufwändig ist, empfiehlt es sich, vorher eine ABC-Analyse durchzuführen. Vor allem bei A-Gütern ist es sinnvoll, etwas aufwändigere, aber dadurch auch genauere Verfahren anzuwenden. Für C-Güter reicht eine stochastische Bedarfsermittlung in der Regel vollkommen aus, während bei B-Gütern die Entscheidung für eines der beiden Verfahren meist individuell vom Unternehmen abhängt.

Deterministische Materialbedarfsplanung
Ausgangspunkt bei der deterministischen Materialbedarfsplanung ist der Primärbedarf, das heißt, das nach Menge und Zeit fixierte Fertigungsprogramm einer Periode. (Vgl. Heinen (1985), S. 312.) Um daraus den zu disponierenden Sekundärbedarf (Materialbedarf) abzuleiten, sind Informationen über die Erzeugnisstrukturen in Form von Stücklisten, Teileverwendungsnachweisen, Rezepten usw. erforderlich. (Vgl. Zäpfel (2001), S. 123.) Wichtig ist auch, entsprechende Vorlaufzeiten für die Materialbereitstellung mit einzubeziehen.

Heinen (Vgl. Heinen (1985), S. 313ff.) unterscheidet zwei grundsätzliche Methoden programmorientierter Materialbedarfsplanung, nämlich analytische und synthetische Verfahren. Während bei analytischen Verfahren die Bedarfe ausgehend vom Primärbedarf schrittweise mittels Stücklisten in ihre Einzelteile zerlegt werden, gehen synthetische Verfahren nicht vom Enderzeugnis, sondern vom Bedarfsteil aus. Diese Verfahren werden vor allem angewendet, wenn man herausfinden will, in welchen Zwischenprodukten oder Enderzeugnissen ein bestimmtes Teil verwendet wird.

Stochastische Materialbedarfsplanung
Dar die deterministische Materialbedarfsplanung mit erheblichem Aufwand verbunden ist, werden in der Praxis auch Verfahren angewendet, bei denen auf Basis von mathematisch-statistischen Verfahren ein unmittelbarer Zusammenhang zwischen dem Verbrauch in der Vergangenheit und dem Bedarf in der Zukunft (Planungsperiode) unterstellt wird. (Vgl. Heinen (1985), S. 315.) Konkret handelt es sich um stochastische Verfahren der Materialbedarfsplanung. Da es sich nur um Näherungslösungen handelt, werden diese Verfahren meist bei C-Teilen (bzw. manchmal auch B-Teilen) wie Hilfs- und Betriebsstoffen angewendet. Grundvoraussetzungen für stochastische Verfahren der Bedarfsermittlung sind, dass zuverlässige Vergangenheitsdaten vorliegen, der Vorhersagezeitraum genau festgelegt werden (Lieferfristen dürfen nicht unterschritten werden etc.) und ein konstanter Bedarfsverlauf besteht, was bedeutet, dass es nur wenige, zufällige Schwankungen geben darf. (Vgl. Heinen (1985), S. 316.)

Bei der stochastischen Bedarfsermittlung nimmt man keinen Bezug auf das jeweilige Produktionsprogramm, sondern kontrolliert den Lagerbestand und entscheidet danach, ob das Lager aufgefüllt werden sollte oder nicht. Dabei kann man unterscheiden zwischen dem Bestellpunktverfahren (der Lagerbestand wird nach jeder Entnahme kontrolliert) und dem Bestellrhythmusverfahren (die Kontrolle des Lagerbestandes erfolgt nach einem gewissen Zeitraum). Weiters kann man auch noch entscheiden, ob man, den Lagerbestand auf einen zuvor ermittelten Maximalbestand auffüllen möchte, oder eine fixe Bestellmenge zukauft. (Vgl. Zäpfel (2001), S. 317.)

Prognosemethoden
Um den zukünftigen Verbrauch ungefähr abschätzen zu können, bedient man sich verschiedenster Prognosemethoden. Mögliche Absatzverläufe werden nachfolgend dargestellt.

Je nach Absatz- bzw. Bedarfsverlauf kommen unterschiedliche Verfahren zur Anwendung, welche im Anschluss der Vollständigkeit halber nur kurz erwähnt, aber nicht näher erklärt werden:

Schätzung
Auch Schätzungen sind mögliche Verfahren, um den Materialbedarf zu bestimmen. Da die reine Durchführung von Schätzungen auf Basis von subjektiven Annahmen erfolgt, welche leicht zu Fehlplanungen führen können, wird hier nicht näher darauf eingegangen. Wichtig ist nur, dass die Erfahrung langjähriger Mitarbeiter in all die zuvor genannten Verfahren mit einfließen sollte und man sich nicht nur rein auf mathematisch-statistische bzw. prognosegetriebene Informationen verlassen darf.

Planung der Materialbeschaffung

Die Planung der Materialbeschaffung dient dazu, den Bedarf an Gütern art-, zeit- und mengengerecht zu decken. (Vgl. http://www.mein-wirtschaftslexikon.de, Internet.) Hierbei spielt die Art der Beschaffung sowie die Form der Lagerhaltung eine besondere Rolle. (Vgl. Heinen (1985), S.318)

Als Grundlage für die Planung des optimalen Beschaffungsprogramms - welches das Ziel der Materialbeschaffungsplanung darstellt - dienen Nettobedarfe, welche mit Hilfe von programm- oder verbrauchsgebundenen Methoden ermittelt werden. (Vgl. Heinen (1985), S.318)

Betrachtet man die möglichen Beschaffungsarten genauer, so kann man grundsätzlich zwischen fallweiser Einzelbeschaffung, fertigungssynchroner Beschaffung bzw. Just in Time (JIT) sowie der Vorratsbeschaffung unterscheiden.

Fallweise Einzelbeschaffung

Bei dieser Variante erfolgt die Materialbeschaffung aufgrund eines vorliegenden Auftrages. Meist wird auf diese Art der Beschaffung lediglich in der auftragsorientierten Einzelfertigung zurückgegriffen. Doch auch hier unterliegen meist nur A-Teile der fallweisen Einzelbeschaffung. C-Teile, das heißt variabel verwendbare Normteile, werden in der Regel nicht für jeden Auftrag einzeln bestellt. (Vgl. Heinen (1985), S.322)

Der Vorteil dieser Beschaffungsart liegt in den geringen Kapital- und Lagerkosten, da der Bedarf mit der Beschaffungsmenge übereinstimmt und somit nur selten eine Lagerhaltung notwendig ist. Eine Lagerung findet nur dann statt, wenn Teile aufgrund einer längeren Fertigungsdauer erst nach einer gewissen Zeit dem Fertigungsbereich zugeführt werden können. (Vgl. Heinen (1985), S.322)

Als Nachteil der fallweisen Einzelbeschaffung kann das Risiko von relativ hohen Fehlmengen genannt werden. Grund für häufige Fehlmengen ist die hohe Anforderung an eine schnelle Lieferbereitschaft der Lieferanten, welche demzufolge oft nur verspätet oder überhaupt nicht liefern können. (Vgl. Heinen (1985), S. 322.)

fertigungssynchrone Beschaffung

Ziel der fertigungssynchronen Beschaffung (Just-in-Time) ist es, den Bedarf aufeinander folgender Wertschöpfungsstufen zu synchronisieren. (Vgl. Zäpfel (2001), S.7.) Dadurch soll ein lagerloser Zufluss von Produktionsfaktoren erreicht werden. (Vgl. Heinen (1985), S.322.)

Die Anlieferung erfolgt verbrauchsgebunden. Bei diesem Konzept werden die Vorteile der Einzel- und Vorratsbeschaffung verbunden. Die Beschaffung wird hauptsächlich durch den Produktionsplan bestimmt, so dass langfristiges Lagern nicht notwendig ist, da die benötigten Materialien synchron zum Produktionsprozess an die Produktionsstätte geliefert werden. Eine detaillierte Planung ist dabei sehr wichtig. Ein Vorteil der fertigungssynchronen Beschaffung ist, dass keine Kapitalbindung vorliegt, jedoch aber hohe Planung- und Realisierungskosten. Weitere Effekte sind die Verkürzung der Lieferzeiten und die Erhöhung der Lieferbereitschaft.

Funktionsweise von Just in Time
Materialien bzw. Bauteile werden – wie bereits erwähnt – vom Lieferanten erst dann geliefert, wenn sie gebraucht werden – also just in time. Am Produktionsstandort selbst sind lediglich so viele Materialien bzw. Bauteile vorhanden, wie benötigt werden, um die Produktion gerade noch aufrecht zu erhalten. Folgende Vorraussetzungen sind für einen effizienten Einsatz von JIT notwendig: (Vgl. Zäpfel (2001), S. 259f.)
- bei den durch JIT gelieferten Produkten bzw. Materialen muss sich um Produkte bzw Materialien mit gleichmäßigem Bedarf (X-Teile) handeln
- weiters ist die Fließorganisation der Produktion mit abgestimmten Kapazitäten eine der Grundvoraussetzungen für JIT
- es sollten keine nennenswerten Rüstkosten bzw. Rüstzeiten anfallen
- außerdem ist ein unmittelbarer Kundenbezug unerlässlich
- die Durchlaufzeiten sollten möglichst gering sein, um flexibel auf Änderungen reagieren zu können (http://www.teialehrbuch.de/OTM/22987-Just-in-Time-als-Organisationsprinzip.html, Internet)

Werden Teile nicht rechtzeitig geliefert, so steht die gesamte Produktion still, was natürlich hohe Kosten verursacht. Um dies zu vermeiden, ist eine enge Kooperation zwischen Zulieferfirma und Produktionsunternehmen sowie eine genaue zeitliche Planung notwendig. Da die Bestellung meist nur mit einer verschwindend geringen Vorlaufzeit erfolgt, siedeln sich die Zulieferfirmen meist in Werksnähe an, schließlich sind sie vertraglich dazu verpflichtet, rechtzeitig die benötigten Module (G) zu liefern.

Vorratsbeschaffung

Bei dieser Variante erfolgt die Beschaffung zunehmend losgelöst vom Fertigungsablauf. Die Vorratsbeschaffung wird in erster Linie für laufend benötigte Verbrauchsgüter, wie zum Beispiel Einbauteile, in Industriebetrieben eingesetzt. Durch die Einrichtung eines Lagers versucht das Unternehmen Schwankungen des Beschaffungsmarktes auszugleichen und die Kontinuität der Produktion zu gewährleisten. Durch den Auf- und Abbau des Lagers entsteht eine kurzfristige zeitliche Nichtübereinstimmung von Liefer- und Bedarfsmenge. (Vgl. Heinen (1985), S. 323.)

Eng im Zusammenhang mit der Entscheidung über die jeweilige Beschaffungsart steht die Planung der Lagerhaltung. Vor allem bei der Vorratsbeschaffung spielt diese eine wichtige Rolle. Bei der Lagerhaltungsplanung sollen Entscheidungen über die Menge und die Lagerdauer getroffen werden. Die verschiedenen Methoden der Lagerhaltung werden im Anschluss noch näher erläutert.

Planung der Materialvorratshaltung

Vorbereitende Maßnahmen materialwirtschaftlicher Entscheidungen

Um die knappen materiellen und finanziellen Ressourcen möglichst optimal einzusetzen, sind sogenannte Selektionsverfahren sehr hilfreich. Die wichtigsten sind die ABC-Analyse und die XYZ-Analyse.

ABC-Analyse

Die Erzeugnisbestandteile werden in 3 Klassen eingeteilt, dies erfolgt wertbezogen und es wird davon ausgegangen, dass ein relativ kleiner Teil der Güterarten den Hauptanteil am gesamten Lagerbestandswert ausmacht: (Vgl.: Heinen (1985), S. 306.)

A-Klasse: hoher Wertanteil und somit eine bedeutende Komponente
B-Klasse: mittlerer Wertanteil und somit eine weniger bedeutende Komponente
C-Klasse: geringer Wertanteil, unbedeutende Komponente

Der Zweck der Einteilung ist folgender: aufwendigere Verfahren zur Bedarfsermittlung will man dort einsetzen, wo der größtmögliche ökonomische Effekt zu erwarten ist. Teile mit einem sehr hohen Jahresverbrauchswert (A-Teile, und ev. B-Teile) sollen programmgebunden disponiert werden. Für C-Teile hingegen ist eine verbrauchsgebundene Disposition ausreichend und eventuelle Sicherheitsbestände werden aufgebaut. (Vgl.: Zäpfel (2001), S.162.) Für A-Güter ist eine detaillierte Planung von Bedeutung, um Kosteneinsparungen zu erzielen. (Vgl.: Heinen (1985), S. 307.)

XYZ-Analyse

Neuerdings wird auch auf eine Erweiterung der ABC-Analyse verwiesen, die so genannte ABC-XYZ-Analyse. Dabei wird nicht nur nach den Verbrauchswerten eingeteilt, sondern auch der Verbrauchsverlauf (Stetigkeit des Bedarfes) (Vgl.: Heinen (1985), S. 308.). Die Stetigkeit kann zum Beispiel durch die Varianz, das heißt der Schwankung der Bedarfswerte gemessen werden. Dabei kann wieder getestet werden, ob ein Erzeugnis eher kundenauftrags- oder prognosegetrieben disponiert werden soll.

Teile, die keinen großen Schwankungen unterliegen, somit einen niedrigen Variationskoeffizienten aufweisen, werden als X-Güter eingestuft. Als Gegenstück dazu werden Teile, welche großen Schwankungen unterliegen, als Z-Güter eingeteilt, für diese ist es kaum sinnvoll, auf Lager zu produzieren, sondern eher im konkreten Bedarfsfall zu beschaffen. Generell kann gesagt werden, dass vor allem AX, AY, BX, BY-Güter kundenauftragsbezogen, die restlichen Güter hauptsächlich prognosebezogen disponiert werden sollten.

Planung der Lagerhaltung

Nettobedarfsermittlung
Nettobedarfsgrößen eignen sich am besten für die Berechnung des kurzfristigen Beschaffungsbedarfs. Der Nettobedarf errechnet sich aus dem Bruttobedarf minus Lager- und Bestellbestand: (Vgl.: Heinen (1985), S. 324.)

Bruttobedarf - Lagerbestand - Werkstattbestand - Bestellbestand + Vormerkungen -------------------- = Nettobedarf

Kostenvariablen der Beschaffung
Kostenvariablen der Beschaffung sind Beschaffungskosten, Lagerkosten und Fehlmengenkosten. Vgl.: Heinen (1985), S. 325 ff.

Bezüglich der Beschaffungskosten unterscheidet man zwischen mittelbaren und unmittelbaren Kosten je nachdem ob die Kosten von der Anzahl der Bestellungen oder der Bestellmenge abhängig sind. Unmittelbare Kosten berechnet man als Multiplikation von Beschaffungsmenge mit dem Einstandspreis. Mittelbare Kosten hängen mit der Häufigkeit der Beschaffung zusammen.

Die Höhe der Lagerkosten ist abhängig von der eingelagerten Menge, dem Lagerbestandswert und der Dauer der Lagerung. Weiters fallen an Zinskosten für die Kapitalbindung, Kosten für Versicherung und eventuelle Kosten für Schwund und Verderb. Vor allem die Zinskosten stellen einen wesentlichen Teil dar.

Fehlmengenkosten entstehen dadurch, wenn die vorhandenen Ressourcen für die Produktion nicht ausreichend sind. Dadurch entstehen dann Stillstandskosten und Kosten für den Neuanlauf. Generell unterscheidet man zwischen nachlieferbaren und nicht nachlieferbaren Fehlmengen. Die Kosten sind entweder mengen- oder zeitabhängig oder beides.

Weiters berücksichtigt werden muss die Beschaffungszeit. Wichtig ist nicht nur eine gewisse Vorlaufzeit, sondern auch eine gewisse Beschaffungsvorbereitungszeit sowie die Lieferzeit, das heißt die Zeit vom Empfang der Bestellung durch den Lieferanten bis zur Versandreife.

Planung der Bestellmenge
Aufgabe ist es, diejenige Bestellmenge zu ermitteln, bei der die Beschaffungs- und Lagerhaltungskosten minimal sind. (Vgl.: Heinen (1985), S. 329.) Ansätze dabei sind probieren mit Hilfe von Erfahrungswerten oder die Anwendung von exakteren Verfahren.

Ein praktisches Verfahren zur Ermittlung ist die Andler’sche Formel: (Vgl.: Zäpfel (2001), S. 175.)

F... Einrichtekosten für Losauflage
m ... durchschnittlicher Bedarf pro Monat
s ... variable Produktionskosten
p ... Lagerkostensatz

Die Losgrößenformel von Andler ist ein statisches Grundmodell. Dabei gelten einige Restriktionen, wie zum Beispiel die isolierte Betrachtung jedes Erzeugnisses, beliebig lange Lagerzeiten, keine Fehlmengen oder die Annahme eines konstanten Verlaufs.

Abbildung 4 zeigt die grafische Ermittlung der optimalen Bestellmenge. Es ist deutlich sichtbar, dass die Rüstkosten monoton mit steigender Losgröße fallen. Man sucht dabei diejenige Losgröße, bei der die mittleren Gesamtkosten das Minimum annehmen.

Planung des Bestellzeitpunktes (Vgl. Heinen (1985), S. 336 ff.)
Der optimale Bestellzeitpunkt ist schwer zu definieren, oft jedoch ist dieser abhängig vom aktuellen Lagerbestand. Sinken die Vorräte auf eine kritische Menge herab, wird wieder eine Bestellung abgelegt. Auch wird eine gewisse Höhe an Sicherheitsbeständen gehortet, wobei diese nur in kritischen Notfällen angetastet werden.

Verfahren, welche behilflich sind, den optimalen Bestellzeitpunkt zu ermitteln, sind das Bestellpunkt- und das Bestellrhythmussystem. Bei ersterem wird in regelmäßigen Abständen der Lagerbestand kontrolliert. Ist dieser unter dem Meldebestand, wird eine Bestellung ausgelöst. Beim Bestellrhythmusverfahren wird in regelmäßigen Abständen eine Bestellung ausgelöst, die Bestellmenge ist dabei festgelegt.

Umsetzung in Microsoft Axapta

(Vgl. Microsoft Business Solutions (2006), Internet.)

Allgemeines

Wie aus den bisherigen Ausführungen deutlich wird, zählen die detaillierte Kontrolle der Lagerbestände, eine optimale Abstimmung zwischen Eigen- und Fremdproduktion sowie eine schnelle und kontinuierliche Überwachung, Bewertung und Neuplanung, um sich verändernde Materialbedarfe möglichst schnell feststellen zu können, zu den Erfolgsfaktoren der Beschaffung.

Um die Beschaffungsplanung mit Microsoft Axapta durchführen zu können, bedient man sich der Axapta Lösung Produktprogrammplanung.

Die Axapta Lösung greift auf die Daten der Module (G) „Handel“, „Logistik“, „Projekt“ und „Ressourcen“ zurück. Durch diese integrierte Betrachtungsweise können Lagerhaltungskosten minimiert und der Warenfluss vom Lieferanten zum eigenen Unternehmen bis hin zum Kunden optimiert werden.

Lagerbestandsmanagement

(Vgl. Mourao, Weiner (2005), S. 151ff.)

Axapta unterstützt das Lagerbestandsmanagement durch die Module Trade, Trade Agreements, Logisitics, Warehouse Management I und Warehouse Management II.

Setup

Bevor die Module jedoch verwendet werden können, müssen im Setup verschiedene Einstellungen festgelegt werden. 4 Felder sind unbedingt notwendig:
Artikelgruppe: Artikel, Service, andere
Artikeltyp: für nähere Spezialisierung des Artikels
Lagerbestandsgruppe: physischer oder finanzieller Lagerbestand
Dimensionsgruppe: Bestandteile, Größe und Farbe des Artikels, wie soll die Lagerung erfolgen,...

Lagerhaus
Alle Funktionen, um den Setup für das Lagerhaus einzurichten, sind im Folder Inventory Breakdown enthalten. Einzurichten sind die Form des Lagerhauses, die Gänge und Regale wo der Lagerbestand liegt und andere Lagerzonen. Lagerbestandsprozesse
Die Prozesse im Axapta Lagerbestandsmanagement hängen vom Setup der allgemeinen Geschäftsprozesse ab.

Stichtag und Regulierung des Lagerbestandes
Hier kann festgelegt werden, wie Axapta den Gesamtwert des aktuellen Lagerbestandes kalkulieren und berechnen soll, aufgeteilt auch auf die einzelnen Lagerbestandsgruppen möglich. Der Wert wird immer wieder neu berechnet, sobald am Lagerbestand irgendetwas verändert wird. Beispielsweise folgende Funktionen sind für Stichzeitpunkt und Wertberechnung verfügbar:
Close: um auf den Lagerbestand der Vorperiode zurückgreifen zu können und somit den tatsächlichen, aktuellen Lagerbestand zu berechnen
Recalculation: Simulierung der Neuberechnung des Lagerbestandes, dabei wird auf die Werte von Close zurückgegriffen
Adjustment: für die Wertberechnung des Lagerbestandes

Master Planning

(Vgl. Mourao, Weiner (2005), S. 193ff.)

Der Zweck des Master Planning ist es, sicherzustellen, dass man jene Ressourcen zur Verfügung hat, welche benötigt werden - zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort, in der richtigen Menge. Kalkulationen basierend auf den Inputs werden immer wieder neu berechnet, um eventuelle Bestellungen auszulösen bzw. Produktionsbeginn und den Transport vom Lagerhaus auszulösen.

Notwendige Programme sind hierfür das Forecast Scheduling sowie das Master Scheduling. Wichtig: Master Planning ist das Modul, in dem gearbeitet wird, während Master Scheduling der Prozess ist.

Setup
Hier wird wieder festgelegt, wie das Modul funktionieren soll. Das Endziel soll sein, geplante Bestellungen rechtzeitig erfüllen zu können, dh Produktion, Einkauf und Lagerhaustransfer sind abgeschlossen.

In der Coverage Group werden verschiedene Einstellungen festgelegt: (Vgl. Microsoft Business Solutions (2004), S. 49ff.)
Requirement:
Immer dann, wenn die Anzahl der gelagerten Waren unter den Sicherheitsbestand sinkt bzw. Null beträgt, wird hier automatisch eine Bestellung ausgelöst. Dieses Prinzip sollte vor allem dann eingesetzt werden, wenn die Beschaffungskosten möglichst gering gehalten werden sollten.

Period:
Wenn ein Unternehmen die Funktion „Requirement“ nutzen möchte, so ist es wichtig, einzustellen, zu welchen Zeitpunkten der Lagerbestand jeweils kontrolliert wird. Dies wird mit der dem Coverage Code „Period“ festgelegt.

Min/Max:
Ebenso ist es notwendig, einen minimalen bzw. maximalen Lagerbestand einzustellen. Erreicht der Lagerbestand die minimale Grenze, wird – wie oben bereits erwähnt – eine Bestellung ausgelöst und dieser bis zum Maximum angefüllt.

Manual:
Wird der Coverage Code „Manual“ aktiviert, so erfolgen keine automatischen Berechnungen, das heißt die Bestellung bzw. der Produktionsauftrag dieser Waren, Teile etc. muss manuell erfolgen.

Weitere wichtige Details können für die Coverage Group festgelegt werden:
Coverage Period: wie viele Tage sollen summiert werden, wenn man Prognosen erstellt
Coverage Time Fence: wie weit in die Zukunft schaut das Master Planning, um geplante Bestellungen zu überprüfen
Negative Days: wie viel Verspätung für Erfüllung der Kundenaufträge wird toleriert
Positive Days: berechnet, wie viel Tage man noch mit dem Lagerbestand auskommt

Sind diese Einstellungen der Coverage Groups festgelegt, werden diese mit den Artikelgruppen zusammengelegt. Dafür gibt es 3 Möglichkeiten – alle Artikel gemeinsam, Artikel für Artikel oder aufgesplittert nach den Lagerbestandsdimensionen. Aber beachte: nur eine Coverage Group kann pro Artikel oder Dimension verwendet werden.

Prognosenmodelle
Prognosen werden eingeteilt in Artikel- und Periodenaufschlüsselung. Die Artikelaufschlüsselung kreiert Gruppen, für welche Prognosen erstellt werden, während bei der Periodenaufschlüsselung die gesamte Prognose in einzelne Perioden geteilt wird, für welche man dann unterschiedliche Prognosen erstellt.

Es wird eine Analyse der Vergangenheitsdaten vorgenommen, um Prognosen durchführen zu können. Diese Analyse wird jedoch auch „forecasting“ genannt. Es können dafür Daten des Einkaufs, der Lagerbewegungen oder Verkaufszahlen herangezogen werden. (Vgl. Microsoft Navision (2002), S. 18-6.)

Prognosen können auch in das Master Scheduling übernommen werden. Man beachte jedoch, dass Axapta keine Funktionen für die Unterstützung von Prognosenentwicklung (forecast-generation) anbietet. Axapta behandelt ausschließlich Prognosen, welche vom Benutzer eingegeben werden und schlägt aufgrund dieser vor, wann bestellt werden soll. Jedoch selbständig Prognosen können nicht erstellt werden. Dennoch können verschiedene Simulationen und Szenarios durchgespielt werden, um diverse What-if-Simulationen abzubilden.

Prozesse
Auch im Master Planning Modul können wieder verschiedene Prozesse abgebildet werden. Zum Beispiel helfen Safety Stock Journals, um Vorschläge hinsichtlich des Sicherheitsbestandes pro Artikel oder Dimension zu machen. Safety Stock Journals hängen wiederum eng zusammen mit dem aktuellen Sicherheitsbestand und den zukünftigen Prognosen.

Forecast Scheduling: Prozesse betreffen hier den Einkauf bzw. Verkauf von benötigten Ressourcen, welche vorher im Master Planning generiert wurden
Master Scheduling: Ratschläge für geplante Aufträge, angefangen von Einkauf, Verkauf, Produktion und Transfertyp; ein Auftrag löst gleich viele Subaufträge aus....

Wird dieses Modul korrekt verwendet und tatsächlich zur Unterstützung, resultieren Ergebnisse in niedrigeren Lagerbestandskosten, der Servicegrad wird erhöht und die Kundenzufriedenheit steigt.

ABC-Analyse

Axapta bietet vier verschiedene Möglichkeiten zur Durchführung einer ABC-Analyse, wobei die Prozentzahlen der A, B und C Teile zusammen immer 100 ergeben. Man kann zwischen den Modellen Revenue, Margin, Value und Carrying Costs unterscheiden. (Vgl. Microsoft Navision (2002), S. 18-4ff.)

Revenue: Hier werden die Einzelteile anhand der Verkaufszahlen kategorisiert. Die Kalkulation erfolgt auf der Basis von Lagerbewegungen.

Margin: Bei diesem Modell werden die Artikel in Relation zur Gewinnspanne gesetzt und kategorisiert.

Value: Bei dieser Option werden die Teile anhand des aktuellen Lagerwertes gemessen. Kalkuliert wird auf der Basis von Sicherheitsbeständen.

Carrying Costs: Hier wird eine Einteilung aufgrund der Lagerbestandskosten durchgeführt. Hier wird auf einen bestimmten Zinssatz und Lagerbewegungen zurückgegriffen.

Produktprogrammplanung

Die Produktprogrammplanung dient prinzipiell der langfristigen Terminierung von Material- und Kapazitätsbedarfen. Um den zukünftigen Materialbedarf möglichst genau abschätzen zu können, kann man verschiedene Warenabsatzszenarien erstellen. Der Nutzen, den ein Unternehmen, welches Axapta einsetzt, daraus generieren kann, ist, dass man durch die Entwicklung verschiedener Szenarien über ein gewisses Hintergrundwissen verfügt, was vor allem bei Verhandlungen mit Lieferanten einen entscheidenden Vorteil darstellen kann. (Microsoft Business Solutions (2006), Internet.)

Planungslauf

Microsoft Axapta ermöglicht es, Daten aus dem Modul Absatzplanung direkt in die Produktprogrammplanung zu übernehmen. Als Ergebnis erhält man einen Gesamtüberblick über den Einkaufs- und Produktionsbedarf auf Basis von aktuellen und erwarteten Verkäufen, was die Planung des Materialbedarfs erheblich erleichtert. (Microsoft Business Solutions (2006), Internet.)

Auftragsaufschlüsselung

Microsoft Axapta verfügt über eine spezielle Auftragsaufschlüsselungsfunktion. Mit Hilfe dieser Funktion wird sofort bei Auftragserfassung der erforderliche Materialbedarf über die Auflösung von Stücklisten ermittelt. Dieser wird mit dem vorhandenen Lagerbestand verglichen, um den Bedarf an Einkaufs- bzw. Fertigungsaufträgen zu ermitteln. Somit kann man ungefähr abschätzen, ab wann die Ware an den Kunden geliefert werden kann. Je nach dem, ob alle benötigten Teile auf Lager liegen oder nicht, wird der Liefertermin früher oder eben später sein.

In der nachfolgenden Grafik wird ein Beispiel für eine Stücklistenauflösung dargestellt, wobei hier nicht nur dargestellt wird, aus welchen Komponenten das Endprodukt besteht, sondern es folgt auch eine taggenaue Aufbereitung, wann diese Komponenten verfügbar sein sollten. (Microsoft Business Solutions (2006), Internet.)

Handelsvereinbarungen

Bei der Materialbeschaffung bietet Axapta eine ganz spezielle Lösung für die Auswahl der geeigneten Lieferanten. Man kann das Programm so einrichten, dass entweder jener Lieferant mit dem niedrigsten Einkaufspreis oder derjenige mit der kürzesten Lieferzeit ausgewählt wird. (Microsoft Business Solutions (2006), Internet.)

Bestellvorschläge und Produktionsaufträge

Weiters werden mit Hilfe von Microsoft Axapta Bestellvorschläge erstellt, welche dann nur noch genehmigt werden müssen. Wie diese Bestellvorschläge genau gestaltet sind, kann individuell eingestellt werden. Mittels dieser Bestellvorschläge werden systemgesteuerte Verfügbarkeitsmeldungen ausgelöst, welche eine Senkung des Lagerbestandes und natürlich auch der Lagerhaltungskosten zur Folge haben. (Microsoft Business Solutions (2006), Internet.)

Weiters gibt es die Möglichkeit, dass bei Eingang eines Kundenauftrages direkt eine Bestellung ausgelöst wird. Dies dient unter anderem dazu, dass bei der Bestellanforderung die Adresse des Kunden bereits angegeben wird und dass bereits eine Reservierung der bestellten Ware durchgeführt werden kann. (Vgl. Microsoft Navision (2002), S. 2-9.)

Verfügbarkeits- und Aktivitätsmeldungen

Mit Hilfe von Verfügbarkeits- und Aktivitätsmeldungen, welche das Programm generiert, werden mögliche Konsequenzen aufgezeigt, wenn das Material nicht zu einem bestimmten Datum bereitgestellt wird. Mit Hilfe der bereitgestellten Informationen kann rechtzeitig auf mögliche Engpässe reagiert und zum Beispiel bei einem Ersatzlieferanten das Material bestellt werden.

Aktivitätsmeldungen ermöglichen es, das Produktionsprogramm und die Materialbeschaffung optimal aufeinander abzustimmen und auch hier eine schnelle Reaktion auf Änderungen zu ermöglichen. Beispielsweise kann der Fall eintreten, dass das Lieferdatum eines Kundenauftrags auf ein späteres Datum verlegt wird. Axapta schlägt in diesem Fall vor, die dass die Lieferung der dafür benötigten Materialien ebenfalls verschoben wird. Somit können unnötig hohe Lagerbestände vermieden werden. (Microsoft Business Solutions (2006), Internet.)

Steuerung der Zeithorizonte

Darunter werden Richtlinien verstanden, welche den Aufwand für die Durchführung von Routineaufgaben verringern sollen. Microsoft Axapta verfügt über eine Vielzahl von Zeithorizontkontrollen. Beispielsweise können Zeithorizonte eingerichtet werden, um unnötig hohe Lagerbestände zu vermeiden oder Beschaffungsaufträge automatisch generieren zu können. (Microsoft Business Solutions (2006), Internet.)

Deckung je Lagerhaus

Prinzipiell kann in Microsoft Axapta eine beliebige Anzahl an Lagerhäusern erfasst werden. Für jedes dieser Lager können unterschiedliche Parameter festgelegt werden, um so zum Beispiel den korrekten Bestellbestand an den einzelnen Lagerbeständen zu gewährleisten. (Microsoft Business Solutions (2006), Internet.)

Saisonaler Sicherheitsbestand

Oft unterliegen die Bedarfe gewissen Schwankungen, welche in der Regel durch die Festlegung entsprechender Sicherheitsbestände ausgeglichen werden. In gewissen Branchen kommt es oft zu saisonalen Schwankungen. In so einem Fall kann man verschiedene Sicherheitsbestände festgelegen, wodurch unnötig hohe Lagerbestände und ein zu großer Verwaltungsaufwand minimiert werden können. (Microsoft Business Solutions (2006), Internet.)

Überwachung von Sicherheitsbeständen

Sicherheitsbestände können auf Basis von Vergangenheitswerten errechnet werden. Außerdem ist es möglich, die Sicherheitsbestände – auf Basis von Vergangenheitsdaten – zu überwachen und bei Änderungen neu zu konzipieren. Auf diese Art und Weise werden wiederum überflüssige Lagerbestände und –kosten minimiert und auch der umgekehrte Fall, das Risiko von Fehlbeständen, kann gesenkt werden.

In der nachfolgenden Grafik wird der Bedarfsverlauf pro Kalenderwoche dargestellt. (Microsoft Business Solutions (2006), Internet.)

Statische und dynamische Planung

Weiters ist es mit Hilfe von Microsoft Axapta möglich, „Was-wäre-wenn“ Szenarien zu bilden, wodurch man wertvolle Zusatzinformationen über die Zukunft des eigenen Unternehmens erhält. Außerdem kann man ermitteln, wo das Unternehmen stehen wird, wenn verschiedenste, mögliche Entwicklungen eintreffen oder nicht. (Microsoft Business Solutions (2006), Internet.)

Strategische Komponenten in Axapta

In den vorhergehenden Ausführungen wurde dargestellt, welche Funktionen mit Axapta umgesetzt werden können und für welche Bereiche man eine andere Lösung finden muss. Allerdings muss man anmerken, dass die oben genannten Bereiche rein operativ ausgerichtet sind. Ein großer Nachteil, welchen die meisten ERP- Systeme wie Axapta haben, ist, dass strategische Sichtweisen und Komponenten nicht abgebildet werden. Da strategische Entscheidungen aber im Prinzip die Basis für den Erfolg eines Unternehmens darstellen, bestehen hier mit Sicherheit Verbesserungspotentiale. Im Einkauf beanspruchen strategische Entscheidungen häufig bis zu sechzig Prozent der Gesamtkosten, welche in einem Unternehmen anfallen. Dies verdeutlicht die enorm große Bedeutung, welcher der Einkauf für den Erfolg eines Unternehmens hat. (o. V. (2006), Internet, S. 1.)

Übersicht Axapta Funktionen

Die folgende Tabelle soll abschließend eine Übersicht geben, was – nach unserem Informationsstand - mit Microsoft Axapta möglich ist und für welche Elemente der Beschaffungsplanung besser andere Programme herangezogen werden sollten.

Zusammenfassung

Die Bedarfsplanung stellt für viele Unternehmen ein großes Problem dar. Stets ist es wichtig, dass die richtigen Produkte zur richtigen Zeit in der richtigen Qualität am richtigen Ort zur Verfügung stehen. Die Materialbedarfsplanung kann auf verschiedene Arten durchgeführt werden. In der Literatur findet man vor allem eine Einteilung in eine qualitative und eine quantitative Komponente, wobei bei man bei Letzterer wiederum eine Unterscheidung zwischen einer deterministischen und einer stochastischen Materialbedarfsplanung vornehmen kann.

Um den zukünftigen Verbrauch abschätzen zu können bedient man sich im Zuge der Materialbedarfsplanung verschiedenster Prognosemethoden, die je nach Absatzverlauf unterschiedlich aussehen können.

Weiters sind die Art der Beschaffung und die Form der Lagerhaltung im Rahmen der Bedarfsplanung von großer Bedeutung. Grundsätzlich kann zwischen fallweiser Einzelbeschaffung, fertigungssynchroner Beschaffung und Vorratsbeschaffung unterschieden werden. Bei der Lagerhaltung ist es wichtig die Lagerhaltungskosten, die optimale Bestellmenge sowie einen geeigneten Bestellzeitpunkt zu ermitteln.

Mit Hilfe von ERP-Systemen, wie Axapta, kann der enorme Aufwand der Materialbedarfsplanung signifikant verringert werden. Durch eine integrierte Betrachtungsweise können Lagerhaltungskosten minimiert und der Warenfluss optimiert werden.

Axapta unterstützt die Beschaffungsplanung mit einer Vielzahl von Funktionen und ermöglicht zweifellos eine effizientere Durchführung der Materialbeschaffung. Das Programm kann jedoch nicht in allen Bereichen der Bedarfsplanung erfolgreich eingesetzt werden. Speziell bei strategischen Entscheidungen bietet Axapta, sowie die meisten ERP-Systeme, keine ausreichende Unterstützung. In diesem Bereich besteht in der Zukunft gewiss noch Verbesserungsbedarf.

Quellenverzeichnis

- Heinen, E. (1985): Industriebetriebslehre – Entscheidungen im Industriebetrieb, 8. Auflage, Wiesbaden.

- Lengauer, E. (2005): Folienskriptum zum Basiskurs Operatives Produktions- und Logistikmanagement, Linz.

- Mourao, L., Weiner D. (2005): Dynamics AX. A Guide to Microsoft Axapta. Apress.

- Microsoft Business Solutions (2004): Axapta 3.0, Course 8398A Master Planning Training.

- Microsoft Navision (2002): Axapta V3.0, Advanced Trade & Logistics, Dänemark.

- Zäpfel, G. (2000): Strategisches Produktionsmanagement, 2. Auflage, München-Wien.

- Zäpfel, G. (2001): Grundzüge des Produktions- und Logistikmanagement, 2. Auflage, München-Wien.

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