Customizing (G)

Customizing von ERP Systemen

Customizing von kaufmännischen Komplettlösungen (ERP Systemen)

Unter dem Begriff Customizing (G) wird die Adaption eines ERP-Systems auf spezielle Anforderungen und Bedürfnisse eines Unternehmens subsumiert. Aber auch Modifikation und Ausbau bestehender Softwaresystemstrukturen, sowie Einbindung neuer Anwendungsmodule und Releases in bestehende Systemstrukturen fallen unter Customizing (vgl. Akitürk 1995 & Gronau 1999, S. 289).

Mit dem Erwerb von Standardsoftware (G) wird auch viel betriebswirtschaftliche Kompetenz in eine Unternehmung miteingebracht. Dies kann für die zukünftige Entwicklung des Unternehmens ausschlaggebend sein (vgl. Gronau 1999, S. 289 f).

Als wesentliche Voraussetzung für das Gelingen des Customizing-Prozesses ist die Kenntnis über die im Unternehmen vorherrschenden Geschäftsprozesse und die Struktur des Unternehmens. Weiters stellt Integration (G) das wesentliche Merkmal von ERP-Systemen dar. Dabei soll vor allem darauf geachtet werden, dass Daten von angrenzenden Anwendungen wie z.B. Microsoft Office problemlos in das ERP-System integriert werden können. (vgl. Lorenz 2005, S. 19).

Durchführung des Customizings (G)

Im Zuge des Customizings ist es notwendig, das Komplettpaket auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Folgende Punkte sollen dabei helfen diesen Prozess zu unterstützen:

1. Erstellung einer professionellen Analyse der Geschäftsprozesse und Unternehmensanforderungen

2. Erstellung eines Anforderungsprofils Viele Komplettpakete decken mit Programmmodulen zu Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft, Buchhaltung sowie Lohn und Gehalt viele kaufmännische Aufgabengebiete ab. Oft können aber Unternehmen auch noch weitere Anforderungen stellen, die erst integriert werden müssen.

3. Vergleich des zu nutzenden ERP Systems mit dem Anforderungsprofil Der Abgleich zwischen dem Anforderungsprofil des Unternehmens und dem Leistungsspektrum der Software soll die Divergenzen und noch anzupassenden Module (G) klarstellen.

4. Anpassung des Systems an die Erfordernisse des Unternehmens (Customizing) Dazu sollte speziell geschultes Personal eingesetzt werden, welches sich auch mit den verschiedenen Abteilungen und deren Erfordernissen berät. In dieser Phase können viele Probleme auftreten, weshalb auch ein guter Kundenservice seitens des Herstellers erforderlich ist. Auf die bedeutendsten Probleme, die im Zuge des Customizings entstehen können, wird im Anschluss noch näher eingegangen.

5. Neuerlicher Vergleich mit dem Anforderungsprofil Hier soll geprüft werden, ob auch alle gesetzten Ziele erreicht wurden. (vgl. Lorenz 2005, S. 18 f.)

Probleme des Customizings (G)

Wie bereits oben erwähnt, stellt die Offenlegung der Geschäftsprozesse sowie der Struktur des Unternehmens ein wesentliches Problem dar, da viele Unternehmer der Meinung sind, sie würden dadurch zu viele Informationen preisgeben. Doch nur diese ganz heikle Offenlegung kann überhaupt den Erfolg des Customizing-Prozesses garantieren.

1. Auch die Tatsache, dass die Eigentümer nicht genügend internes Personal zur Unterstützung des Einführungsprozesses zur Verfügung stellen wollen, stellt ein weiteres Problem dar.

2. Ein weiterer Gefahrenpunkt ist darin zu sehen, dass die Kosten des Einführungsprozesses nur sehr schwer kalkulierbar sind und in unermessliche Höhen münden können. Daher sollte im Vorhinein sowie für die zukünftigen Anpassungen bzw. Releases genügend Kapital einkalkuliert werden.

3. Die Einführung von ERP-Systemen führt vor allem zu Beginn des Einführungsprozesses häufig zu Akzeptanzschwierigkeiten seitens der Mitarbeiter. Dies lässt sich vor allem durch die Reorganisation bestehender Arbeitsprozesse begründen, was wiederum kurzfristig zu einem Absinken der Produktivität führt. Langfristig gesehen verschwindet dieses Problem und eine erhöhte Produktivität ist das Ergebnis. (vgl. Niedereichholz/Reske 2005, S. 76 ff.)

Customizing (G) bei der Einführung eines ERP Systems am Beispiel von SAP R/3 (G)

Im Folgenden wird der Customizing-Prozess bei der Einführung eines ERP Systems in einem Unternehmen und im Bereich wichtiger Systemeinstellungen erläutert.

Bei der Einführung eines ERP Systems in einem Unternehmen und bei der späteren Wartung durch die Administratoren ist es erforderlich, eine Vielzahl von Einstellungen vorzunehmen, um den Benutzern die Arbeit mit dem System zu ermöglichen bzw. um unternehmensspezifische Gegebenheiten im System abzubilden. Im Folgenden werden die wichtigsten Einstellungen erklärt, die bei der Einführung eines Systems am Beispiel SAP R/3 (G) erforderlich sind. Es werden dabei nur exemplarisch wichtige Einstellungen und deren Funktionsweise erwähnt. Für die genaue Durchführung bzw. alle möglichen Einstellungsmöglichkeiten in SAP R/3 wird auf die SAP Hilfe verwiesen – R/3 Customizing Einführungsleitfaden (vgl. SAP-Bibliothek, 2001a):

1. Allgemeine Einstellungen

Nachdem ein ERP System in einem Unternehmen eingeführt wurde, ist es zuallererst notwendig, dass die für das System verantwortlichen (Systemadministratoren) wichtige grundlegende Einstellungen vornehmen, um den Einsatz des Systems vorzubereiten. Folgendes sind grundlegende Einstellungen in SAP R/3:

Ländereinstellungen Alle Länder, mit denen das Unternehmen Geschäftsbeziehungen unterhält, müssen in SAP aufgenommen werden, damit das System später mit den länderspezifischen Gegebenheiten arbeiten kann (mit Hilfe sog. Länderschlüssel).

Währungseinstellungen

Kalender

Globale Feldwerte und Eigenschaften Hier können unterschiedliche Felder als Muss-Felder deklariert werden bzw. andere auch ausgeblendet werden. Auch einzelne Menüfunktionen lassen sich für bestimmte Benutzer ausblenden, was die Navigation für den Einzelnen erleichtert.

2. Systemeinstellungen

Vor dem Einsatz von SAP ist es darüber hinaus erforderlich, verschiedene Systemeinstellungen vorzunehmen, um die Computersysteme auf den Einsatz von SAP oder dessen Frontend vorzubereiten. Genauere Informationen finden sich in der SAP Hilfe.

3. Systemübergreifende Einstellungen

Da ein ERP System mit verschiedenen Anwendungen und Schnittstellen kommuniziert, ist es erforderlich, für den reibungslosen Ablauf verschiedene systemübergreifende Einstellungen vorzunehmen. Im Folgenden werden nun die bedeutendsten angeführt:

Meldungen Hier können die unterschiedlichsten Arten von Meldungen (Warnungen, Hinweise, Fehlermeldungen usw.) individuell für die verschiedenen Benutzergruppen konzipiert werden. Es kann eingestellt werden, wie die Weiterverarbeitung einer Meldung erfolgen soll (beispielsweise durch Speicherung dieser), was unter Umständen zu einer leichteren Fehlerbehebung führen kann.

Dokumentenverwaltung Damit SAP R/3 (G) mit Dokumentenverwaltungssystemen zusammenarbeiten kann, ist es erforderlich, verschiedene Einstellungen in SAP vorzunehmen. So muss beispielsweise festgelegt werden, auf welchen Datenträgern Informationen gespeichert werden können oder wie und ob Dokumente verteilt werden sollen.

SAP-Geschäftspartner Um es dem SAP System zu ermöglichen mit anderen SAP Systemen von Lieferanten oder Kunden zusammenzuarbeiten und so automatisch Bestellungen oder Lieferungen in das System zu übernehmen, kann SAP so konfiguriert werden, dass es mit den SAP Systemen der Geschäftspartner zusammenarbeitet. Für diesen Vorgang ist eine Vielzahl von Einstellungen nötig. Ist aber die Verschmelzung der SAP Systeme durchgeführt, ergibt sich für alle Parteien ein hoher Nutzen aufgrund des lückenlosen Datenaustausches und der engen Kooperation.

Neben diesen Einstellungen ist natürlich noch eine Vielzahl weiterer Einstellungen notwendig. Die Einstellungen können sehr komplex sein und sich je nach Gegebenheiten des Unternehmens stark unterscheiden und werden im Normalfall von Systemadministratoren durchgeführt.

4. Abbilden der Unternehmensstruktur

Bei der Einführung eines ERP Systems in einem Unternehmen (hier am Beispiel von SAP R/3 (G)) ist es im Regelfall erforderlich die Organisationsstruktur des Unternehmens im ERP System abzubilden. Das bedeutet, zur Einführung des Systems müssen die verschiedenen Organisationseinheiten wie bspw. Rechnungswesen, Logistik und dgl. im System abgebildet werden und Einstellungen vorgenommen werden, um die Abbildungen so nahe wie möglich an die realen Gegebenheiten des Unternehmens heranzuführen (vgl. SAP - Bibliothek - R/3 Customizing - Unternehmensstruktur).

Zur Abbildung ist es erforderlich, die Aufbau- bzw. Ablauforganisation des Unternehmens zu bestimmen und mit der Struktur des ERP-Systems abzugleichen. Im Normalfall, wie bei SAP R/3, stehen dafür bereits verschiedene Organisationselemente exemplarisch zur Verfügung wie Elemente für das Rechnungswesen, für die Personalwirtschaft, etc., die alle an die Gegebenheiten angepasst werden müssen. Sollten Elemente, die für das Unternehmen erforderlich sind, nicht vorhanden sein, müssen sie neu angelegt werden.

Neben diesen standardmäßigen Elementen, die Abteilungen im Unternehmen ähnlich sind, gibt es auch noch Elemente wie „Immobilien“, „Veranstaltungsmanagement“ usw.

Customizing (G) in der Benutzerumgebung am Beispiel von SAP R/3 (G)

Folgend wird Costumizing zur Anpassung individueller Einstellungen für die Benutzerumgebung (GUI) erläutert.

Neben der Vornahme von wichtigen Systemeinstellungen wie bspw. individuelle Einstellungen für bestimmte Abteilungen und das Abbilden der Unternehmensstruktur, bedeutet Customizing auch die Vornahme von Einstellungen für Benutzer, um ihnen das Arbeiten mit ERP Systemen zu erleichtern. ERP Systeme bieten im Regelfall verschiedenste Möglichkeiten um die Anwendungsoberfläche der Benutzer auf ihre individuellen Bedürfnisse einzustellen. Im Folgenden befinden sich beispielhafte Aufzählungen von verschiedenen Möglichkeiten der Anpassung:

1. Designs Hier besteht die Möglichkeit das komplette Benutzerinterface eines Anwenders an die individuellen Wünsche anzupassen (vgl. SAP-Bibliothek, 2001b).

2. Farbschemata Dies ermöglicht einem Benutzer die Farbeinstellungen auf seine persönlichen Bedürfnisse anzupassen (vgl. SAP-Bibliothek, 2001c).

3. Anzeigeoptionen Unter Anzeigeoptionen versteht man eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten um das Verhalten oder die Art der Anzeige verschiedenster Dialogelemente einstellen zu können. Darunter befinden sich Einstellungen wie

- Quickinfos anzeigen, - Systemmeldungen (Fehlermeldungen) anzeigen, - das Cursorverhalten verändern, … (vgl. SAP-Bibliothek, 2001d)

4. Verknüpfungen erstellen SAP R/3 bietet unter anderem die Möglichkeit Verknüpfungen für Transaktionen, Berichte und Systemkommandos zu erstellen. Unter Verknüpfung ist damit durchaus eine herkömmliche Verknüpfung wie man sie für Windowsprogramme gewohnt ist zu verstehen. Die Verknüpfungen können bspw. auf dem Desktop des Betriebssystems abgelegt werden und ermöglichen dort das schnellere Ausführen von Transaktionen und dgl. ohne die SAP Oberfläche vorher starten zu müssen (vgl. SAP-Bibliothek, 2001e).

Quellenverzeichnis

- Akitürk, D. (1995). Das Customizing des SAP R/3 HR-Modus. Unter der besonderen Berücksichtigung der Personalplanung. Online im Internet: http://diplom.de/db/diplomarbeiten3680.html (06-12-16)

- Björn, L. (2005). Komplettlösungen für Unternehmen. In: Business&IT, Heft 12/2005, S. 18–19.

- Gronau, Norbert (1999). Management von Produktion und Logistik, 3. überarb. Aufl., München, Wien: Oldenbourg.

- Niedereichholz, Joachim/Reske, Jens (2005). Probleme bei der Einführung von Standardsoftware. In: Kohnke, Oliver/Bungard, Walter (Hrsg.), SAP -Einführung mit Change Management. Konzepte, Erfahrungen und Gestaltungsempfehlungen, Wiesbaden: Fachverlag, S. 76–85.

- SAP-Bibliothek (2001a). R/3 Customizing Einführungsleitfaden.
Online im Internet: Link (06-12-16)

- SAP-Bibliothek (2001b). Gestaltung der Benutzungsoberfläche.
Online im Internet: Link (06-12-16)

- SAP-Bibliothek (2001c). Farbschema.
Online im Internet: Link (06-12-16)

- SAP-Bibliothek (2001d). Einstellung der Anzeigeoptionen.
Online im Internet: Link (06-12-16)

- SAP-Bibliothek (2001e). SAP-Verknüpfung erstellen.
Online im Internet: Link (06-12-16)

Stichwörter