Einführung im Unternehmen

Einführung ins Unternehmen

Gründe für die Einführung eines ERP Systems

Der immer stärker werdende Wettbewerb unter den Unternehmen führt dazu, dass die Geschäftsprozesse kontinuierlich verbessert und optimiert werden müssen. Zur Unterstützung der Neuorganisation und Optimierung der Prozesse dienen IT-Systeme, wie z.B.: ERP-Systeme. Die Einführung einer ERP-Software in mittelständische und größere Unternehmen ist ein komplexes Projekt, welches genauer Überlegungen und Analysen bedarf, um eine geeignete Software für ein Unternehmen zu finden.

ERP-Systeme sind „back-office“ Systeme welche die internen Geschäftsprozesse integrieren und dafür sorgen, dass alle Abteilungen eines Unternehmens Zugang zu sämtlichen Informationen haben und diese auch ständig erneuern können. Das CIO Magazine bezeichnet folgende fünf Gründe als die wichtigsten, um sich für die Implementierung eines ERP-Systems zu entscheiden:

- Integration (G) der Finanzinformationen: In einem Unternehmen ergeben sich oft unterschiedliche Sichtweisen über die finanzielle Situation, so wird die Finanzabteilung eine andere „Wahrheit“ haben als z.B. die Verkaufsabteilung. Mittels ERP-Systeme ist es der Geschäftsführung möglich aussagekräftige Informationen zu erhalten, welche nicht in Frage gestellt werden können.

- Integration von Kundenauftragsinformationen: Durch ein ERP-System ist es möglich den Stand eines Kundenauftrags zu jedem Zeitpunkt abzurufen. Von der Auftragsannahme bis zur Versendung der Ware über die Rechnungsstellung können alle Informationen über einen Kundenauftrag jeder Zeit von jedem abgerufen werden.

- Standardisierung und Beschleunigung des Fertigungsprozesses: ERP-Systeme enthalten standardisierte Methoden zur Automatisierung einiger Phasen des Fertigungsprozesses. Durch den Einsatz einer standardisierten Software in diesen Prozessen kann das Unternehmen Zeit sparen, die Produktivität erhöhen und Personal einsparen.

- Reduzierung von Warenbestand: Durch die steigende Transparenz eines Auftrages können Lagerbestände reduziert werden.

- Standardisierung der Personalinformationen: Vor allem in Unternehmen mit vielen unterschiedlichen Geschäftseinheiten, existiert oft kein einheitliches System die Arbeitszeit und Kommunikation mit den Mitarbeitern zu verfolgen, ERP-Systeme können dabei helfen diese Prozesse zu standardisieren.

Bevor der endgültigen Entscheidung eines Unternehmens ein ERP-System einzuführen, muss gut überlegt werden inwieweit diese Systeme auch den Arbeitsgewohnheiten und der Art der Geschäftsabwicklung eines Unternehmens entsprechen. Es sollte daher vorher gründliche überprüft werden ob das ERP-System auch die wichtigsten Geschäftsprozesse in einem Unternehmen unterstützt. Falls dies nicht der Fall ist kann die Software an das Unternehmen angepasst werden (Customizing (G)) oder das Unternehmen passt sich der Software an, was zu erheblichen Veränderungen in der Unternehmensstruktur führen kann.

Die finanzielle Seite der Implementierung von ERP-Systemen

Eine Studie der Meta Group untersuchte die „Total cost of ownership“ (TCO) der Einführung eines ERP-Systems - die Hardware, Software, Professionelles Service und die innerbetrieblichen Personalkosten. Die durchschnittlichen TCO lagen bei $15 Mio. – die höchsten Kosten bei $300 Mio. und die geringsten bei $400.000. Die Untersuchung ergab auch, dass die durchschnittlichen Ersparnisse durch ein ERP-System bei etwa $1,6 Mio. pro Jahr liegen und sich diese Vorteile bereits acht Monate nach der Einführung zeigten.

Folgende Auflistung zeigt die am meist unterschätzten Kosten bei der Einführung eines ERP-Systems:

- Schulung

- Integration und Testphase

- Customizing (G)

- Konvertieren der Daten

- Datenanalyse

- Endlose Beratung

- Wann lohnt sich die Investition? (ROI)

Um ein ERP-System erfolgreich zu implementieren ohne zusätzlichen (finanziellen) Mehraufwand oder unzufriedenstellendem Ergebnis zu erlangen, sollte jedes Unternehmen den komplexen Prozess der Einführung gründlich überdenken und keine überstürzten Entscheidungen treffen. Dieser Einführungsprozess kann in die Sondierungs- und Umsetzungsphase unterteilen werden:

Sondierung

Vor Einführung einer neuen Unternehmenssoftware erfolgt die Bedarfsermittlung und Auswahl der Software. Diese führt das Unternehmen häufig in Eigenregie durch, manchmal jedoch unterstützt von kleineren Management- bzw. Unternehmensberatungen. Bereits hier werden wichtige Entscheidungen für die weitere Vorgehensweise getroffen. (wer von Anfang an Management- bzw. Unternehmensberater zuzieht, kann von deren Erfahrung profitieren).


In dieser Phase sollte man sich überlegen, ob man eine lizenzgebundene oder eine frei erhältliche ERP-Software einsetzen will. Freie Systeme sind technisch gesehen konkurrenzfähig, von Bedeutung bei der Auswahl sind jedoch Fragen der Haftung sowie die Themen Weiterentwicklung, Wartung und Service. In einem nächsten Schritt werden in Frage kommende Anbieter eingeladen, ihr/e Produkt/e gemäss Pflichtenheft zu präsentieren.

In einem weiteren Verfahren wird die engere Auswahl bestimmt, aus der zu guter letzt der definitive Anbieter bestimmt wird. Hierzu werden die Geschäftsprozesse des jeweiligen Unternehmens, welches die Software einführen möchte, aufgenommen und daraus abgeleitet, was die in Frage kommende Software leisten muss. Dieses Anforderungsprofil wird in ein Pflichtenheft überführt und als solches für die ERP-Anbieter veröffentlicht. Nach einer Sichtung des Marktes und Anfragen an Anbieter, die in der Regel die Angabe von pflichtenheftbezogenen Erfüllungsgraden der jeweiligen Software verlangen, werden die geeignetsten Anbieter eingeladen, ihr Produkt zu präsentieren. Im Anschluss erfolgt die Erstellung einer Longlist von nur noch wenigen (5-6) Anbietern, die eventuell zu einem Workshop für die Ausarbeitung des Dienstleistungsvertrags eingeladen werden. Schließlich wird ein Anbieter (nach zuvor festgelegten Auswahlkriterien beurteilt) ausgewählt.

Für kleine Unternehmen reicht es zur Sondierung erfahrungsgemäß, wesentliche Eckpunkte wie das abgedeckte Funktionsspektrum, den üblichen Einsatzbereich der jeweiligen Software-Lösung im Hinblick auf Branchen oder Fertigungsarten, die schwerpunktmäßig bedienten Unternehmensgrößen und gegebenenfalls die Basistechnologie der Software vor allem Datenbank (G) und Betriebssystem abzuprüfen.

Auswahl einer geeigneten ERP Software

Nach der Sondierungsphase, kommt es nun zur konkreten Auswahl eines Softwareanbieters. Nach zuvor festgelegten Auswahlkriterien soll nun der Anbieter welcher die Anforderungen am besten erfüllt, ausgewählt werden. Eine grundsätzliche Unterscheidung erfolgt in Lizenzgebundene und Freie ERP-Software. Im folgenden werden diese beiden Möglichkeiten und deren Anbieter erklärt.

Lizenzgebundene ERP-Software

Unter Lizenzgebundener Software versteht man Systeme, welche von Anbietern angeboten werden, welche Lizenzgebühren für die Installation und Nutzung ihrer Software verlangen und auf Basis der Software, kostenpflichtige Dienstleistungen anbieten. Durch Customizing (G) können die Anbieter die individuellen Kundenbedürfnisse an die vorhandenen, üblichen Module (G) anpassen. Der mit Abstand führende Anbieter von Lizenzgebundener ERP-Software ist SAP (Systeme, Anwendungen, Produkte) mit seinen Standardsoftwareprodukten, mit einem Marktanteil von 26,7%. Weitere wichtige Anbieter sind Peoplesoft (G) – 6,9%, Oracle – 6,8%, Sage – 5,8% und Microsoft – 5,1%. Die andere Hälfte des Marktes teilt sich eine Vielzahl von kleinen ERP-Anbietern auf. In Abbildung 1 sind die Marktanteile der ERP-Anbieter nochmals zusammenfassend dargestellt.

SAP

Die momentan genutzten ERP Systeme von SAP sind R/2 und dessen Nachfolger R/3. Im Unterschied zu R/2, das für Großrechneranlagen entworfen wurde, weist R/3 Client/Server Architektur (G) mit drei Ebenen nämlich einer Datenbankebene, einer Applikationsebene und einer Präsentationsebene auf. Die Datenbankebene stellt die oberste Schicht dar, in ihr sind sämtliche Daten für das ganze ERP System enthalten. In der mittleren Ebene, der Applikations- oder Anwendungsebene geht es um das Anbieten von Anwendungen und Diensten, hierzu zählen unter anderem Kommunikationsdienste oder Steuerungsanwendungen für verschiedene Geräte z. B. Drucker. Die Präsentationsebene ist schließlich die unterste Hierarchiestufe und auch die Verbindung zum Benutzer, hier erfolgen die Eingaben.

Das System R/3 ist für den länderübergreifenden Einsatz bestens geeignet. Es kann nicht nur in verschiedenen Sprachen betrieben werden (hier ist zu erwähnen, dass durch die so genannte Double Byte Technologie auch solche Sprachen einbaubar sind, die eine Vielzahl von Sonderzeichen besitzen) sondern es berücksichtigt auch die verschiedenen Datumsformate, Kontenpläne, Eigenheiten in Bezug auf Steuer-, Lohn- und Gehaltsabrechung und anderes mehr. R/3 verfügt durch den Umstand, dass Daten nur einmal zu speichern sind über eine hohe Datenkonsistenz, die Daten können von jedem Modul gleichartig abgerufen werden. Manche der Komponenten allerdings sind nicht unabhängig von anderen und es ist daher nicht möglich sie selbständig zu betreiben.

ORACLE

Die Firma Oracle brachte als eine der ersten Firmen ein relationales Datenbanksystem (G) für kommerzielle Anwendungen auf den Markt und ist eines der führenden Unternehmen in diesem Bereich, denn viele Konkurrenzapplikationen arbeiten auf der Grundlage einer Oracle-Datenbank. Inzwischen entwickelt man außer Datenbanken auch alle Arten betriebswirtschaftlicher Anwendungssoftware (G). Oracle gilt als ein Softwarehaus, das besonderen Wert auf die Technologie legt, die seinen Anwendungen zugrunde liegt. Als eines der Unternehmen hat es sich auf eine webbasierte Architektur festgelegt.

PEOPLESOFT

Das Unternehmen Peoplesoft entwickelte kurz nach der Gründung ein zweistufiges Client-Server-System (G) für personalwirtschaftliche Anwendungen. Zunächst konzentrierte man sich auf strategische Human-Resources-Anwendungen (sog. HR-Anwendungen) wie Personalentwicklung, dann erweiterte man die Software zunächst um operative Funktionen wie z.B. Lohn -und Gehaltsabrechnung. Schließlich entwickelte man sie zur kompletten ERP-Suite weiter, indem man Logistik- und Finanzanwendungen ergänzte. Mit der Version Peoplesoft 7 ging das Unternehmen recht spät auf eine dreistufige Architektur (Benutzerrechner, Anwendungsserver, Datenbankserver) über. 1999 übernahm Peoplesoft mit Vantive einen der großen Anbieter von Software für das Customer-Relationship-Management (CRM (G)) und integrierte das System mit einer ERP-Lösung. Das aktuelle Produkt heißt Peoplesoft 8.

Im Jahr 2004 wurde Peoplesoft von Oracle übernommen

Freie ERP-Software

Es gibt seit einiger Zeit auch freie ERP-Software, d.h. auch lizenzgebührenfreie Open Source (G) Lizenzen. Freie ERP-Software wird von ERP Anbietern angeboten, welche auf Basis dieser Software kostenpflichtige Dienstleistungen erbringen. Die besonderen Vorzüge dieser freien Systeme liegen vor allem in der Möglichkeit, das Programm den individuellen Bedürfnissen anzupassen und die Investitionskosten können erheblich gesenkt werden. Aufgrund der Ersparnisse kann intensiver in die Anpassung des Systems an unternehmensspezifische Anforderungen investiert werden.

Derzeit verfügbare, freie ERP-Systeme sind – AvERP, Compiere, SQL-Ledger, IntarS und LxOffice.


Für die Auswahl einer geeigneten ERP-Software ist zu sagen, dass die freien System von der technischen Seite gesehen durchaus konkurrenzfähig, jedoch liegt der Nachteil dieser Software bei Fragen der Haftung sowie der Weiterentwicklung, Wartung und Service. Freie ERP-Systeme bieten eine große Unabhängigkeit vom Hersteller und dadurch ein große Zukunftssicherheit, welche von den Nutzenvorstellungen der Anbieter und Anwender abhängig ist. Bei den Lizenzgebundenen Systemen liegt die Schwierigkeit oft schon bei der Investitionsentscheidung da die Preis- und Konditionenliste vieler Anbieter sehr komplex aufgebaut ist.

Vor der konkreten Implementierung sollte sich das Unternehmen sehr genau überlegen welche Anforderungen an das ERP-System gestellt werden und inwieweit welches System zu den unternehmensüblichen Vorgehensweisen passt. Faktoren wie die Anpassungsmöglichkeiten, Qualifikationen der Mitarbeiter, Geschäftsprozesse usw. sind relevante Punkte für die Auswahl eines geeigneten ERP-Systems.

Umsetzung

Die Implementierung der geeigneten, ausgewählten ERP-Software ist üblicherweise ein langer und teilweise schwieriger Weg, da die vielfältigen Möglichkeiten der Systeme und die Bedürfnisse des Unternehmens genau aufeinander abgestimmt werden müssen. Es bedarf daher einer gründlichen Vorbereitung, Planung und Organisation bis die ERP-Software in den Produktivbetrieb übergeht.

Laut Jacob/Uhink sind folgende Faktoren für die erfolgreiche Implementierung von ERP Systemen maßgeblich:

· Abstimmung von Unternehmens- und Informatikstrategie

Bei der Einführung einer Standardsoftware (G) ist es wichtig, dass diese auch den geschäftlichen Zielen folgt. Dezentralisierung und Segmentierung von Unternehmensteilen, Reengineering von Kerngeschäftsprozessen, Geschäftsprozessoptimierung etc. müssen durch eine entsprechende Anwendungssoftware (G)unterstützt werden.

- Schnelle Realisierung von lauffähigen Lösungen

Ein Ziel der Einführung sollte es sein, möglichst schnell zu lauffähigen Lösungen zu gelangen, dadurch wird es den Mitarbeitern ermöglicht sich sofort ein Bild von den neuen Geschäftsprozessen zu machen.

- Konzentration von „Early Wins“

Bei der Einführung von ERP Systemen sollte sich das Projektteam auf so genannte „Early Wins“ konzentrieren, bevor umfassende Geschäftsprozesse optimiert werden. „Early Wins“ sind Verbesserungen der Geschäftsabläufe, die schnell umsetzbar sind und dennoch mit beachtlichen Kosten und Zeitersparniseffekten verbunden sind.

- Setzen auf Standards

Zur Eingrenzung des Betreuungsaufwandes und der Wartungskosten sollte das Unternehmen, falls möglich, von Erweiterung und Modifikationen absehen und die Software im Standard einsetzen.

Eine mögliche Vorgehensweise zur Einführung einer Standardsoftware:

Der Prozesse der Implementierung der Software kann in folgende Phasen gegliedert werden:

- Organisations- und Konzeptionsphase

Hier werden allgemeine Vorarbeiten durchgeführt und ein Einführungskonzept (wird erarbeitet. Es soll hier geregelt werden, welche Komponenten und Prozesse eines Systems eingeführt werden und wer für die Durchführung der Teilprojekte verantwortlich ist.

- Detaillierung und Realisierung

Es werden in dieser Phase die einzelnen Module entsprechendem dem Grobkonzept zu einem Prototypen ausgeprägt. Der Schwerpunkt dieser Phase ist die Anpassung der Software an die firmenspezifischen Anforderungen (Customizing). Hier sollte gewährleistet werden, dass die Integrationsfähigkeit gegeben ist und das der Ablauf der Geschäftsprozesse ordnungsgemäß funktioniert.

- Produktivvorbereitung

In dieser Phase werden die für den Produktivbetrieb notwendigen Vorbereitungen durchgeführt. Hierzu zählen u.a. Dokumentationen, Systemtest und Anwenderschulungen. Das Ziel dieser Phase ist ein eingerichtetes Produktionssystem.

- Produktivbetrieb

In der letzten Phase dem Produktivbetrieb werden nach der Altdatenübernahme die Aktivierungsprogramme gestartet.


Die wesentlichen Konsequenzen der Einführung einer ERP-Software im organisatorischen Bereich, entsteht durch die Integration (G) von Aufgaben und Funktionen entlang der verschiedensten Geschäftsprozessketten. Dies erfordert von den Mitarbeitern vor allem bei vielen Tätigkeiten abteilungsübergreifend zu denken und zu handeln. Durch die Umsetzung eines ERP-Systems ergeben sich Verschiebung der Verantwortlichkeiten da sich die Wichtigkeit einzelner Funktionen verändert. Durch die richtige und disziplinierte Anwendung des Softwaresystems ergibt sich eine nachhaltige Verbesserung der gesamten Daten- und Ablaufqualität im gesamten Unternehmen.

Worauf muss man zur erfolgreichen Implementierung von SAP R/3 (G) besonders achten?

(Tipps zur Umsetzung der derzeit am häufigsten eingesetzten ERP-Standardsoftware.)

- Zuerst ist bei der Auswahl eines externen Beratungspartners dessen funktionales und soziales Leistungsvermögen genau zu hinterfragen. Die Qualität der Beratung ist ein entscheidender Faktor für den Implementierungserfolg.

- Es sollte, bei Möglichkeit, am SAP Standard festgehalten werden.

- Man sollte sich auf 80% der Einführungsanforderungen konzentrieren, um die Einführungszeit zu beschleunigen und die restlichen 20% werden erst nach dem Produktivstart realisiert.

- Besonders wichtig sind die detaillierte und genaue Pflege der Stammdaten in allen Bereichen, als auch ein professionelles Projektmanagement.

- Um den Mitarbeitern einen laufenden Überblick zu gewährleisten ist es wichtig diese laufend zu informieren und ausführlich zu schulen.

- Die Phasen der Einführung sollte besonders gewissenhaft behandelt werden um die Integration der Aufgaben und Funktionen sicherzustellen und die Funktionalität des Systems zu gewährleisten.

- Bei der Umsetzung sollte man sich auf die wesentlichen Kernprozesse des Unternehmens konzentrieren um eine übersichtliche, einfache und risikolose Umstellung zu garantieren.

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